Электронный листок нетрудоспособности в 2019 году: оформление и заполнение

Пока немногие работодатели перешли на виртуальные бланки. Большинство опасаются сложностей и отказываются участвовать в проекте. Расскажем, как работать с электронными больничным листами в 2019 году, чтобы обезопасить работу компании и главбуха.

В связи с тем, что каждый год Фонд социального страхования обрабатывает огромное количество листов нетрудоспособности, в 2017 году было принято решение о переходе работодателей и медучреждений на виртуальные листки нетрудоспособности. Цель – доступность страхового обеспечения и экономии времени специалистов фонда, работодателей и работников.

Однако пока немногие компании перешли на виртуальные бланки. Большинство опасаются сложностей и отказываются участвовать в проекте. О том, что работодателям надо учесть в работе с электронными больничными листками в 2019 году, расскажем подробнее далее.

Электронные больничные листы в 2019 году: действия работодателя

Присоединиться к проекту виртуальных листков нетрудоспособности может любая компания, в том числе малая или средняя. Для этого надо пройти четыре шага.

1. Заключить соглашение с ФСС о взаимодействии

Организация сможет работать с виртуальными листками нетрудоспособности, но для этого она подписывает с ФСС соглашение об информационном взаимодействии. Оформить соглашение можно только на бумаге (см. образец ниже).

Запишите в форме реквизиты организации и попросите директора расписаться. Затем бумагу отнесите в региональное отделение ФСС, где уполномоченные сотрудники фонда дополнят и тоже подпишут документ.

2. Проверить электронную подпись

Проверить подпись можно самостоятельно. Для этого откройте браузер Internet-Explorer. В пункте меню «Сервис» нажмите «Свойства браузера». Откроется новое окно. Далее нажмите «Содержание» > «Сертификаты» и выберите сертификат подписи, который надо проверить. Левой кнопкой мыши откройте его.

На вкладке «Состав» выберите «Показать » и найдите поле «Субъект». Если в открытом окне показаны ОГРН и регистрационный номер ФСС, подпись подходит.

Если у организации еще нет подписи, то оформите ее в любом удостоверяющем центре. Список таких центров есть на minsvyaz.ru.

3. Получить доступ к кабинету страхователя на cabinets.fss.ru

В сервис можно попасть, если директор зарегистрировал компанию на портале gosuslugi.ru. Если нет учетной записи, то ее надо сделать, иначе пользоваться сервисом фонда не получится.

Если у компании еще нет учетной записи на портале госуслуг, ее надо сделать. Иначе воспользоваться сервисом фонда не получится

Чтобы оформить личный кабинет организации на портале госуслуг, директор сначала регистрируется на сайте сам как «физик». Затем он создает учетную запись для компании. После этого в личный кабинет страхователя на сайте ФСС руководитель сможет войти по своему логину и паролю для портала госуслуг.

Обычно с листками нетрудоспособности работает бухгалтерия. Поэтому директору удобнее оформить доступ в кабинет страхователя и главбуху.

4. Установить программу

Если больничными занимается главбух, то программу проверки установите на его компьютер. Сам сертификат тоже устанавливают на компьютер. Но можно этого не делать. Сертификат сохраните на сервере или в облачном сервисе и предоставьте главбуху доступ.

Дополнительную доверенность на бухгалтера оформлять не надо, поскольку директор уже добавил его в список доверенных на портале госуслуг. После всех шагов бухгалтер сможет заполнять виртуальные листки нетрудоспособности и подписывать их самостоятельно.

Как подключить главбуха к личному кабинету организации на сайте ФСС

Чтобы главбух смог оформлять виртуальные листки нетрудоспособности, надо открыть доступ к личному кабинету на cabinets.fss.ru. УНП испытала процедуру.

Сначала зарегистрируйте компанию на сайте gosuslugi.ru. Для этого у директора как у «физика» должна быть учетная запись на портале. Тогда руководитель сможет создать для своей организации личный кабинет на сайте госуслуг, а затем — на сайте ФСС.

Через систему портала госуслуг получают доступ к услугам ведомств и фондов. Чтобы личным кабинетом ФСС мог пользоваться главбух, нужно записать его как сотрудника в кабинете на сайте госуслуг.

Запишите в личном кабинете  Ф. И. О. и почту бухгалтера. После этого система сразу предложит отправить приглашение новому участнику в группу доступа к личному кабинету организации.

Отправьте приглашение. Главбух получит его на почту. В письме будет ссылка, по которой нужно будет пройти на сайт госуслуг и авторизоваться. Это получится, если бухгалтер тоже зарегистрировался на портале как «физик». После того как сотрудник зайдет на сайт госуслуг с личным логином и паролем, система портала сразу же привяжет его учетку к данным.

Для этого во вкладке «Доступ к системам» надо найти группу «Электронное правительство Госуслуги» и нажать на «Участники» > «Добавить участника в группу».

Появится окно, в котором надо нажать «Добавить участников» и ввести часть фамилии главбуха. Система покажет сотрудника, нажмите «Добавить».

Главбух сможет заходить на cabinets.fss.ru через авторизацию под своим логином и паролем на портале госуслуг. После того как прошли проверку на портале госуслуг, система автоматически вернет пользователя на страницу для входа в кабинет страхователя.

Система предложит главбуху начать работу как «физику» или как организации. Выберите вход как организация. При этом на компьютере главбуха должен быть сертификат электронной подписи компании. Если все сделали правильно, главбух попадет в личный кабинет ФСС.

Электронные больничные листы в 2018 году: как это будет работать

Пособия по временной нетрудоспособности и по беременности и родам назначают и выплачивают на основании бумажного листа нетрудоспособности или виртуального документа, подписанного усиленной квалифицированной подписью медицинского работника и организации. Новым порядком предусмотрено, что врач может оформить электронный больничный лист, если:

1. Пациент дает письменное согласие на это;
2. Медучреждение и работодатель участвуют в специальной системе выдачи листка нетрудоспособности в виртуальной форме.

Работник вправе обратиться в медучреждение, где по окончании лечения ему выдадут лист нетрудоспособности, оформленный с его согласия в виртуальной форме. При этом он получит только номер документа, который надо передать работодателю. Организация и фонд при этом получат все необходимые сведения для расчета и возмещения пособий через специальную электронную систему.

Как главбухам решить проблемы из‑за электронных больничных

В любую бухгалтерию работник сейчас может принести электронный листок нетрудоспособности. Такие листки выдают больше половины клиник в стране. У коллег возникают проблемы при работе с такими листками. Эксперты газеты «УНП» совместно с ФСС нашли решения.

Узнать решение

Электронные больничные в 2019: схема документооборота

Фонд планирует, что в 2019 году половина всех листков будет виртуальной, а в 2021 году бумажные листки совсем исчезнут. То есть с вероятностью 50/50 ФСС убедит вас уже в этом году перейти на новые листки нетрудоспособности .

ФСС обещает организациям безболезненный переход, а бухгалтерам — упрощение работы. Так ли это, мы выяснили у компаний, которые уже перешли на виртуальные листки.

Главбухи поделились с «УНП» проблемами, с которыми столкнулись. Узнайте, что вас ждет когда фонд заставит принимать новые больничные

Сейчас клиники оформляют электронные и бумажные листки. Теперь порядок их выдачи учитывает особенности виртуальных документов. Минздрав изменил приказ от 29.06.2011 № 624н (документ по ссылке ниже).

В приказе уточнят, что он распространяется на электронные листки нетрудоспособности. Минздрав прописал, как сотруднику получить такой бюллетень. Для этого работник должен представить в поликлинике документ, удостоверяющий личность, и СНИЛС.

Фонд выдаст несколько бумажных листков нетрудоспособности, если сотрудник работает в нескольких организациях. А вот виртуальный листок поликлиника сформирует один — его номер сотрудник сможет представить всем работодателям.

Листок нетрудоспособности оформляют в день обращения работника с его письменного согласия и размещают в базе ФСС. Но работодатель сможет увидеть бланк в этой базе после того, как больничный будет закрыт. Поэтому нельзя оплатить бюллетень сотруднику до окончания болезни.

Как выглядит электронный больничный лист в 2019 году (образец)

Электронные больничные листы в 2019 году для работодателей: как отказаться

Компании не хотят принимать виртуальные листки нетрудоспособности. Но фонд требует объяснений. А сотрудники вправе сами выбрать, какой бюллетень предъявить работодателю.

Многие задают вопрос: обязательно или нет переходить электронные больничные листы с 2019 году? Организации вправе не применять виртуальные листки, ведь они еще не обязательны. Но потребуется попросить сотрудников не брать их и дать пояснения фонду.

Предупредите работников. Нельзя требовать, чтобы работники представляли только электронные или только бумажные листки нетрудоспособности.

Работников можно лишь предупредить, что организация не подключилась к виртуальному обмену листками, и попросить брать бумажный бюллетень. Для этого разошлите работникам письма или сделайте объявление.

Поясните, почему организация не переходит на электронные больничные. Например, потому что новая система только заработала и ее еще до конца не отладили. Пока надежнее брать бумажный.

Когда работник предъявляет код виртуального листка нетрудоспособности, считается, что сотрудник представил бюллетень к оплате.

Предупредите работников: компания не обязана начислять и платить пособие по такому листку, пока не подключилась к системе (ч. 5 ст. 13 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ).

Напишите пояснения для фонда. Поясните, почему организация не собирается использовать виртуальные листки, только если ФСС прислал запрос. Такие письма из фонда стали получать главбухи по всей стране, об этом сообщают читатели.

Сотрудники фонда собирают пояснения, чтобы изучить причины отказов от электронных листков и улучшить систему. Ответ подготовьте на бланке компании. Форма письма свободная. Перечислите причины, по которым не переходите на электронные больничные в 2019 году:

• такие листки еще не обязательны;
• нет утвержденного порядка работы с листками;
• у компании много сотрудников, поэтому необходимо автоматизировать обработку больничных, но нет средств на доработку бухгалтерских программ.

Источник: https://www.gazeta-unp.ru/articles/51826-elektronnyy-bolnichnyy-list-v-2019-godu

Правильное оформление больничного листа в 2019 году

Больничный лист и возмещение средств из ФСС Какие нужны документы для оформления больничного Общие правила заполнения БЛ «Медицинский» раздел БЛ Заполнение БЛ работодателем Частые ошибки при оформлении больничного

Сотрудники любой организации время от времени болеют. В подобном случае особое значение приобретает оформление больничного листа. Рассмотрим, чем важен этот документ и как его правильно заполнить.

Больничный лист и возмещение средств из ФСС

Все работодатели производят различные виды социальных выплат. Одним из самых распространенных подобных платежей является оплата за период болезни.

Если заболевших сотрудников много, то выплаты могут превысить сумму взносов на социальное страхование. В этом случае компания имеет право на возмещение за счет средств ФСС РФ.

Однако любой возврат денег из бюджета или «смежных» фондов связан с серьезными трудностями для бизнесмена. Обычно чиновники, используя все законные (а иногда и не совсем честные) методы, затягивают и усложняют процесс.

Не является исключением и возмещение средств из ФСС. Часто эта процедура связана с такими затратами времени, сил и нервов, что бухгалтеры просто не хотят с ней связываться.

При этом в фонде могут зависнуть весьма существенные суммы.

А если внутренний контроль в компании не налажен должным образом, то руководство организации может в течение длительного времени и не догадываться о такой заморозке оборотных средств.

Читайте по теме: Возмещение из ФСС и возмещение НДС, или Где зависают деньги компаний

Одной из распространенных придирок чиновников являются нарушения в оформлении документов (реальные или мнимые). Если речь идет о выплатах по временной нетрудоспособности, то частой причиной отказа является неправильно оформленный больничный лист.

Рассмотрим, как оформить больничный лист, чтобы в дальнейшем не возникало проблем с возвратом средств.

Какие нужны документы для оформления больничного

Правила оформления больничного листа (БЛ) установлены приказом Минздравсоцразвития РФ от 29.06.2011 № 624н (далее — приказ № 624)

Лист нетрудоспособности — это документ «совместного» заполнения. Когда человек заболевает, он, естественно, обращается к врачу. Именно работник медицинского учреждения начинает процедуру оформления БЛ. Для этого больному достаточно предъявить паспорт или заменяющий его документ (п. 4 приказа № 624).

Важно!

Страховой медицинский полис необходим для определения порядка оплаты за услуги и непосредственно к оформлению больничного отношения не имеет.

Когда больной выздоравливает, врач выдает ему на руки «закрытый» БЛ. Далее, выйдя на работу, сотрудник сдает этот документ в бухгалтерию. Теперь «эстафета» в заполнении БЛ переходит к организации.

Оформление больничного в бухгалтерии предприятия производится на основании информации, которая уже есть у работодателя. Это персональные данные сотрудника и сведения о его доходе.

Важно!

Дополнительные документы могут потребоваться только, если работник трудится на текущем месте сравнительно недавно. Дело в том, что средний заработок для расчета больничных нужно брать за два предыдущих года.

Поэтому недавно принятому сотруднику понадобится справка для оформления больничного по форме 182н с предыдущего места работы.

Общие правила заполнения БЛ

Действующий на сегодня бланк БЛ утвержден приказом Минздравсоцразвития РФ от 26.04.2011 № 347н.

Документ имеет формат А4 и защищен от подделки с помощью водяных знаков и штрих-кода.

Порядок оформления больничного листа (п. 56 приказа № 624) не зависит от того, о каком разделе идет речь, и кто его заполняет:

1. Заполнять документ нужно печатными заглавными буквами.
2. Необходимо использовать печатающее устройство или авторучку (кроме шариковой). Если используется ручка, то чернила должны быть только черными.
3. Все информационные поля заполняются с первой ячейки, выход за границы полей не допускается.
4. Печати не должны «касаться» информационных полей.

«Медицинский» раздел БЛ

Информация, которую заполняет врач, состоит из следующих блоков:

• общие сведения о самом документе (кроме номера, который напечатан на бланке изначально);
• информация о медицинском учреждении и враче;
• персональные данные больного;
• сведения о болезни и ее длительности.

Источник: https://1c-wiseadvice.ru/company/blog/pravilnoe-oformlenie-bolnichnogo-lista-v-2019-godu/

Электронный листок нетрудоспособности в 2019 году

С недавнего времени фонд социального страхования разработал систему электронных больничных, что стало очень удобно. Уменьшилось количество бумаг, за счет этого сэкономили время на их заполнение. Теперь почти у каждого врача в кабинете есть принтер и компьютер, что позволяет пользоваться новыми технологиями.

Понятие электронного больничного, как он работает в 2019г

Электронный больничный был разработан как пилотный проект в некоторых городах РФ и вполне хорошо себя зарекомендовал. Электронный больничный, так же как и бумажный имеет право на существование.

Однако если с бумажным бухгалтеру необходима программа 1с и связь с ФСС, то с новым листком нетрудоспособности больше нюансов в оформлении. Те предприятия и индивидуальные предприниматели, которые пока не перешли на новые правила, штрафам подвергаться не будут.

Чтобы им воспользоваться, сотрудник пишет заявление, а работодатель и медицинское учреждение должны участвовать в электронном документообороте.

Алгоритм действия по подготовке к оформлению электронного больничного

Этапы	Подробное описание
Регистрация на сайте cabinet.fss.ru	Для регистрации на сайте потребуется обзавестись личным кабинетом, придумать логин и пароль
Получить ЭЦП	Так же как и на всех государственных сайтах, необходима электронная подпись, для того, чтобы иметь возможность подтвердить свой статус. Сделать ее можно в любом сертифицированном центре, занимающемся оформлением данной подписи. Для этого понадобится предоставить уставные документы предприятия и подтвердить полномочия директора. После заключения договора, вам выдадут флэшку с ключом.
Заполнить карточку предприятия на сайте	Здесь вводятся основные данные : ИНН, КПП, полное наименования, руководитель
Инструктаж сотрудников о новшестве в сфере оформления больничных листов	Объясните работникам разниц и преимущества электронных больничных

Информацию, которую работодатель найдет на сайте Фонда социального страхования, он может направить в бухгалтерский отдел или отдел кадров. Там, в связи с полученными сведениями, смогут оформить все необходимые документы и сообщат о страховых случаях в специализированные фонды. Ещё не все медицинские учреждения перешли на электронные больничные листы.

Процесс перехода на подобное оформление требует времени и проводится постепенно, одна область за другой. Это связано с тем, что такие процедуры требуют множества изменений. Например, введение электронной подписи для всех врачей, которые выписывают больничные листы.

Это же касается и перестройки базы данных больницы, тем более стоит заметить, что не у всех медицинских учреждений есть постоянный доступ к интернету. Достоверность электронного больничного подтверждается подписью ответственного за пациента врача.

После того, как нужные подписи появятся на электронном больничном листе, он будет отправлен в Фонд социального страхования. Введение подобных методов обработки документов сильно ускоряют весь процесс выдачи и подтверждения медицинских бумаг.

Как оформляется электронный больничный

Пошаговая инструкция	Характеристика
Оформление больничного у врача	Если вы заболели, как обычно обращаетесь в поликлинику за больничным листом. Доктор может оформить как бумажный так и электронный больничный. Если вы решили использовать электронный, тогда сообщите об этом врачу.
Врач входит на сайт ФСС	формирует в ней листок нетрудоспособности: вносит необходимые данные, копирует информацию из электронной медкарты. Также он запрашивает в системе уникальный номер электронного больничного. Готовый больничный медучреждение выгружает в ЕИИС «Соцстрах». При выдаче листка нетрудоспособности его необходимо заверить, только уже не печатями, как раньше ,а как раз электронной подписью. Сотрудник не увидит больничного, он получит индивидуальный номер, который необходимо предоставить бухгалтеру для дальнейшего оформления.
Бухгалтер получает номер больничного	Бухгалтер идентифицируется в личном кабинете ФСС, находит данный больничный и может воспользоваться данными из него, а именно, о том когда он начался, когда человека выписали, вносит данные в свою программу для расчета  . Также нужно будет заполнить свою часть: наименование компании, средний заработок, стаж и т.д. Дополнения в листке нужно заверить электронной подписью, которую вы используете для сдачи электронной отчетности.
Выплата пособия	Заполненный больничный мгновенно поступит в отделение ФСС по месту работы застрахованного. Данные сведения, поданные врачом и бухгалтером будут учтены фондом при начислении пособия. Далее есть два варианта выплаты: если вы относитесь к регионам с пилотным проектом, то ФСС напрямую оплачивает больничный сотруднику, если нет, то работодатель.

Для того, чтобы получить доступ к больничным листам сотрудников, работодатель обязан зарегистрироваться на сайте Фонда социального страхования.

Там у него появится личный кабинет, куда будут приходить сведения о временно нетрудоспособных сотрудниках, какие именно болезни им диагностировали и в каких медицинских учреждениях были открыты больничные листы.

Также там будут храниться такие сведения о пациентах, как продлевали ли они листы о нетрудоспособности, когда они будут закрыты и с какой даты сотрудник должен выйти на свое.

Способ заполнения листка нетрудоспособности  на cabinet.fss.ru

1.Для начала войдем в систему, необходимо, чтобы операционная система соответствовала требованиям сайта

1. Система переадресовывает нас на сайт государственных услуг, на котором вы должны быть зарегистрированы и ваша учетная запись должна быть подтверждена

3.На главной странице видим:

• Листки нетрудоспособности
• Журнал реестров
• Несчастные случаи и профессиональные заболевания
• Запросы в фонд
• Журнал обмена данными, где происходит обмен между юридическим лицом и фондом
• Журнал пособий –перечень выплаченных пособий

Важно! Три вкладки всегда активны, это сведения о страхователе, запросы в фонд и инструкции для работы. Остальные будут доступны при наличии информации в них.

На данном этапе предоставлено 4 уровня доступа в личном кабинете.

• Руководитель, который имеет право на все функции
• Бухгалтер, для него должен быть доступ к перечню электронных листков, реестру переданных данных, он ответственен за исправления в электронном больничном
• Специалист службы поддержки – человек, который может просматривать историю, то есть архив передачи сведений от работодателя к фонду
• Специалист по страховым случаям – должностное лицо с доступом к страховым случаям

Для просмотра ЭЛН на главной странице выберем «Листки нетрудоспособности» , откроется список с перечнем ФИО,СНИЛС, дата выдачи, период нетрудоспособности, количество дней и статус.

Плюсы и минусы  электронных больничных:

Плюсы	Минусы
доктор экономит время при приеме пациента на оформление электронного больничного	возможные неполадки и сбои в системе, напрямую отражающиеся на оформлении бланка;
поскольку данные вносятся в программу, сохраняется конфиденциальность информации между врачом и пациентом	медперсонал должен будет пройти спецкурсы, что может быть крайне тяжело для медиков пожилого возраста, из-за чего они могут легко попасть под увольнение
исключаются форс-мажорные ситуации: кражи, потери, подделки	по всей стране необходимо будет наладить компьютерное обеспечение
процесс ускоряется и выплаты происходят гораздо быстрее, в течении одного-двух дней с момента поступления в ФСС	существенная реорганизация ведомственных учреждений с целью вменения им обязанностей по работе с новым видом больничных
сокращается бумажная работа, меньше бумаг- больше времени	невозможность полного устранения человеческого фактора
снижается нагрузка на работодателя насчёт расчёта выплаты, автоматизируется процесс расчёта;
оптимизируются расходы Фонда социального страхования: нет необходимости в проверке страхователей и медучреждений, в распечатке бланков, доставлении их, ведении учёта, хранении и тому подобное. Отчётность формируется автоматически

Важно!   Организации среднего и малого бизнеса могут не использовать систему электронных больничных, если для них удобнее пользоваться бумажными, то их никто не пытается вытеснить, наоборот, данное нововведение сделано для упрощения процедуры документооборота и облегчения труда сотрудникам.

Распространенные ошибки по заданной теме

• Ошибка №1:
• В предоставлении электронного больничного много минусов в оформлении
• Комментарий:
• Наоборот, больше плюсов, сокращается бумажная работа, время приема пациента у врача увеличивается за счет сокращения его отвлечения на заполнение больничного, бухгалтеру не требуется ведение расчета, рассчитывает Фонд, данный вид больничного более защищен от подделок и мошеннических махинаций, из минусов можно назвать то, что необходим доступ в интернет, регистрация в личном кабинете ФСС, но это не должно вызвать трудностей у людей, работающих с компьютером.
• Ошибка №2:
• Для регистрации в личном кабинете юридическому лицу не нужна электронная подпись
• Комментарий:

Нет, это заблуждение. Без ЭЦП ни бухгалтер, ни директор не смогут ничего осуществить в плане заполнения, редактирования в заполнении листка нетрудоспособности, поскольку электронная подпись является заменителем собственноручной.

1. Ошибка№3:
2. Если я принесу работодателю бумажный больничный, мне его не оплатят
3. Комментарий:

Не оплатить его причине того, что он на бумажном носителе не имеют право, поскольку легитимен и тот и другой, если же проблема в ошибках при заполнении, это другой вопрос.

Очень часто бухгалтер сталкивается с некорректным заполнением листка нетрудоспособности, так, например, отсутствует печать медицинского учреждения либо подпись главного врача, по данным причинам его могут вернуть для устранения замечаний.

Другая ситуация может возникнуть, если вы принесете электронный больничный, а ваше предприятие не перешло на данный проект и не заключило договор с Фондом, тогда придется бежать к врачу и делать его бумажным либо чтобы бухгалтер в срочном порядке занимался оформлением данной услуги, получал электронную подпись и регистрировался на сайте фсс. А лучше всего предварительно прояснить ситуацию, по каким листкам работает ваша бухгалтерия, чтобы не создавать трудности ни себе ни остальным.

Ответы на часто встречающиеся вопросы

1.Вопрос №1:

Как получить электронную подпись для личного кабинета?

Ответ: Для этого необходимо ознакомится с перечнем сертифицированных центров вашего города, которые этим официально занимаются.

Подъехать туда с полным комплектом документов по предприятию, а именно устав, свидетельства о регистрации и постановке на учет, выписка, приказ о назначении директора, протокол создания.

После чего заполнить заявление и определить круг лиц, на кого данная подпись будет оформляться.

• 2.Вопрос №2:
• Как пользоваться системой ЭБ?
• Ответ: После регистрации на сайте ФСС, заключив с фондом соглашение вы заходите в личный кабинет, где видите множество функций. Ваша задача найти интересующий вас больничный, проверить введенные данные, предоставить необходимый расчет и отправить в ФСС
• 3.Вопрос №3:
• Я предоставила в бухгалтерию бумажный больничный, необходимо ли предоставлять электронный?
• Ответ: Нет, если вы оформили его на бумаге, значит его вам и оплатят, если предоставить еще электронный, произойдет задвоение и неразбериха.

Источник: http://pravo-invalida.ru/elektronnyj-listok-netrudosposobnosti/

Заполнение больничного листа работодателем в 2019 году: образец

Заполнение больничного листа работодателем в 2019 году производится только в разделе «Заполняется работодателем». В статье — образец листка и особенности его оформления, а также бесплатные справочник на 2019 г. и полезные ссылки.

Гость, получите бесплатный доступ к программе БухСофт

Полный доступ на месяц! — Формируйте документы, тестируйте отчеты, пользуйтесь уникальным сервисом экспертной поддержки «Системы Главбух».

Позвоните нам по телефону 8 800 222-18-27 (бесплатно).

Внимание! Чтобы правильно заполнить больничный, используйте наши образцы. Они покажут вам порядок оформления в трех разных ситуациях:

Все пособия по болезни финансирует фонд соцстраха – или в полной сумме, или, как в случае с нетрудоспособностью сотрудника, с четвертого дня болезни. Хотя бы один раз в году болеет большинство сотрудников, а родители оформляют бюллетень еще и на своих детей. В результате к возмещению из ФСС набегает существенная сумма.

Чтобы фонд соцстраха не отказал в финансировании, прежде, чем начислить пособие или передать документы в фонд, необходимо убедиться в правильности листка нетрудоспособности. Нужно проверить, что он оформлен на подлинном бланке по действующей форме и не числится в составе поддельных документов. Такую проверку удобнее делать автоматически – в программе БухСофт.

Программа БухСофт автоматически определит страховой стаж сотрудника при расчете выплаты по больничному листку, учтет все суммы, которые включают в расчет, и определит размер пособия онлайн. Программа раздельно посчитает сумму пособия, которую выплачивает компания и оплачивает ФСС. Попробуйте бесплатно:

Рассчитать больничный онлайн

По заполнению больничного листа работодателем в 2019 году образец и порядок не изменились. Как и ранее, нужно выполнять записи с помощью принтера и других печатающих устройств либо от руки перьевой, капиллярной или гелевой черной ручкой. Делать записи шариковой ручкой нельзя. 

Как заполнить больничный лист на правильном бланке

На сегодняшний день сотрудники вправе получить лист нетрудоспособности одним из двух способов:

• на бумаге – в виде типографского бланка с высокой степенью защиты;
• в электронной форме – в виде записей в базе данных медучреждения и фонда соцстраха.

Бланк больничного листа 2019: новая форма, скачать

Если сотрудник принес бумажный документ о болезни, то он будет выглядеть так, как показано в окне ниже. Такой бланк больничного листа новой формы скачать можно бесплатно:

Программа БухСофт автоматически определит страховой стаж сотрудника при расчете выплаты по больничному листку, учтет все суммы, которые включают в расчет, и определит размер пособия онлайн. “БухСофт” раздельно посчитает сумму пособия, которую выплачивает компания и оплачивает ФСС. Попробуйте бесплатно:

Рассчитать пособие онлайн

Правильный пример заполнения листка нетрудоспособности представлен в окне ниже. Под ним — заполненные примеры документа, доступные для скачивания.

Как правильно заполнить больничный лист работодателю

Начните заполнять листок нетрудоспособности с первой ячейки. Используйте только печатные заглавные буквы, не выходя за пределы ячеек. Обязательно делайте пробелы между словами. Разрешено ставить знаки номера, кавычки, запятые, точки, тире.

Первая строка раздела показывает полное или сокращенное наименование фирмы-работодателя. Сокращенный вариант должен соответствовать учредительным документам. 

На практике встречается ситуация, когда учредительные документы не предусматривают сокращенное название. При этом полное состоит более чем из 29 символов. В таком случае сократите название на свое усмотрение в пределах указанного выше количества ячеек. ФСС может идентифицировать фирму по ее регномеру.

После этого переходите к строке «Регистрационный №». Укажите номер из уведомления (извещения) страхователя, которое компания получила при регистрации в ФСС. Данные для строки «Код подчиненности» также сможете найти в этом документе.

Ячейки «ИНН нетрудоспособного», «СНИЛС» заполните соответствующими данными, полученными ранее от работника. Если ИНН у него нет, оставьте строку пустой.

Строка «Условия исчисления» предполагает указание соответствующего двузначного кода или нескольких кодов. Их указывают при наступлении случаев по которым пособие выплачивают в особом порядке. К ним относятся:

• наличие инвалидности;
• имеет ли сотрудник радиационное облучение;
• трудится (трудился) ли работник с 2007 года и позднее в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях;
• трудовой договор заключался менее чем на 6 месяцев;
• в течение 30 календарных дней со дня прекращения трудового договора сотрудник заболел либо получил травму;
• были нарушения режима лечения и по какой причине;
• условия неполного рабочего времени.

В строку «Дата начала работы» впишите число, месяц и год, когда работнику необходимо было начать работу. Но заполняйте эти ячейки только при одновременном выполнении перечисленных ниже условий:

1. Листок нетрудоспособности получен по причине заболевания или травмы;
2. Был аннулирован трудовой договор;
3. Сотрудник заболел или был травмирован в период действия трудового договора.

В строке «Страховой стаж» приведите годы и месяцы работы сотрудника в компании. От этой цифры зависит сумма выплачиваемого больничного. Так, если стаж меньше 6 месяцев, то сумма выплаты не может превышать МРОТ за полный календарный месяц.

Источник: https://www.BuhSoft.ru/article/1212-zapolnenie-bolnichnogo-rabotodatelem-2019-obrazets

Образец заполнения больничного листа работодателем в 2019 году — Evle

Правильное заполнение документации необходимо всегда, а особенно когда дело касается подачи их в государственные органы. Так, нередко в Фонд социального страхования не принимаются больничные листы. Главные причины отказа – неправильное заполнение или подделка.

Государственные органы относятся к этому очень серьёзно, поэтому любые манипуляции приводят не только к начислению штрафов, но и к судебным разбирательствам. Чтобы понять, как заполнить больничный лист в 2019 году работодателю пригодится образец и подробная информация о функциях, порядке заполнения и сроках отправки этого важного документа.

Что такое больничный лист

Для начала стоит определить необходимость больничного листа. Второе его название – лист нетрудоспособности. Он является официальным подтверждением временной нетрудоспособностичеловека, благодаря которому можно рассчитывать на выплаты от Фонда социального страхования и работодателя.

Термин, обозначающий получателя листа, обычно вызывает вопросы. Поэтому стоит уточнить, что нетрудоспособными считаются:

• Заболевшие или травмированные сотрудники.
• Беременные работницы, которым требуется декрет.
• Работники, которым необходимо присматривать за больными детьми или прочими родственниками.

Процесс работы с больничным листом

Сейчас, чтобы заполнить документ, можно использовать специальный печатный бланк, который актуален во всех регионах России. Он имеет несколько степеней защиты, большой размер и необычную голубую расцветку. Скачать бланк в интернете нельзя, но ознакомиться с образцом оформления можно. К примеру, по этой ссылке.

Форма заполняется:

1. Медицинским учреждением, выдающим её.
2. Работодателем.
3. Есть отрывная часть, заполняемая врачами для собственной отчётности.

Для обоих заполнителей на листе есть собственные поля. Здесь человек, на которого он заполняется, не вносит ничего, кроме своей подписи. Единственное условие, которое он должен выполнить – передать бланк от врача работодателю.

Бухгалтерия и отдел кадров вписывают в больничный листок необходимую информацию, после чего он передаётся в ФСС. Часть пособия финансируется за счёт средств Фонда социального страхования. Оно начисляется работодателю, а тот должен передать его сотруднику своей компании.

В форму записывают даты приёмов у доктора, во время которого больничный продлевается. Существуют дополнительные бланки, которые можно получить, если первый закончится, а больничный не завершился. Однако только последний из них будет на руках у работника. Вся необходимая информация будет в краткой форме перенесена.

Стоит отметить, что не только эти данные наносятся в краткой форме, но и многие другие. Потому что при заполнении листка нетрудоспособности используются коды.

Это необходимо не только потому, что так проще вести учёт данных, но и потому что с бланками работают не люди, а электронные устройства. Поэтому верное заполнение листов очень важно – машина не считает информацию, если она будет записана не по правилам.

Из-за этого ФСС не перечислит деньги работодателю и он будет обязан выплатить пособие самостоятельно.

Коды обычно состоят из 2-3 цифр, а для удобства их расшифровка есть на бланке.

Заполнение медицинским учреждением

Перед началом нужно запастись черными, не шариковыми ручками. Всё вписывается исключительно заглавными буквами вне зависимости заполнения вручную или в электронном виде.

Чтобы было удобнее понять заполнение бланка, лучше всего воспользоваться образцом, который есть в статье выше. Пошаговая инструкция, как правильно оформить этот блок, будет выглядеть так:

1. Вверху листа номер и штрихкод. Рядом вписывается дубликат ли это, заполняющийся при утере предыдущего, или он заводится впервые. Если отметки будет две, то это испортит бланк.
2. Ниже – адрес и наименование лечебного заведения. Перед вписыванием слов нужно рассчитать, поместятся ли все в ячейки. Если нет – их сокращают. Между цифрами и буквами пропускается клетка.
3. Указывается дата выдачи формы, с которого начинается исчисление больничного.
4. ОГРН. Указывают, чтобы узнать лечебное заведение, если название сокращалось.
5. Информация об уходе. Это поле заполняется, если человек будет заниматься присмотром за родственником. Указывается его ФИО, возраст в полных годах и месяцах, кем приходится. Про ребенка до года заполняется только графа с месяцами. Родственная связь обозначается кодом. Если людей, требующих ухода, больше двух, то на каждого нужен свой лист.
6. Сведения о пациенте. ФИО, дата рождения, пол. ИНН и СНИЛС, код причины оформления документа. Вид места работы и название компании по ФСС. Если человек не знает точное название, то это может заполнить работодатель.
7. Время без работы. Здесь указывается дата начала и конца больничного, информация о враче и его подпись. Специализация и название учреждения допустимо написать аббревиатурами.
8. Под таблицей об освобождении указывается дата окончания вынужденного отпуска. Если необходимо продление, то для этого есть графа «иное» и необходимый код. Ниже указывается номер больничного листа.
9. Внизу этой части документа врач подписывается и ставит печать. Они могут быть разных форм, с названием учреждения или без, сохраняя врачебную тайну. Главное чтобы оттиск был четкий.
10. Корешок также заполняется врачом. Там вписывается всё самое главное из прошлых разделов.
11. Последними нужны подпись больного и дата.

Заполнение работодателем

Другую часть документа заполняет работодатель, тоже отвечающий за выплату. В ней уже можно вносить изменения, если была ошибка, в отличие от данных в «медицинской» части. Но ошибиться можно только дважды.

Сначала проверяется период нетрудоспособности. Для самого работника – не менее 3 дней до 30 дней. Уход за ребенком — до 15 дней. Также до 15 дней с оплатой первых трёх дней при уходе за родственниками. 140 дней – максимум при беременности и родах. Все эти периоды можно продлевать, но это делает специальная комиссия, о чём должно быть указано листке нетрудоспособности.

Для работодателя тоже существуют правила заполнения, которые прописываются в нормативных правовых актах.

Этот процесс также имеет пошаговую инструкцию:

1. Данные организации. Если нужно сократить слова или вставить аббревиатуры – это допустимо.
2. Вид места работы. При выдаче листа для работы по совместительству важен номер бланка для основного места работы.
3. Номер из ФСС.
4. Снова ИНН и СНИЛС работника.
5. Трудовой стаж. Если он меньше года, проставляются нули. Не страховой стаж также указывается здесь.
6. Графа Н-1 нужна, если сотрудник был травмирован на работе.
7. Дата выхода на работу. Здесь может оказаться дата начала больничного, если трудовой договор разрывается в это время.
8. Бухгалтерия вносит информацию о заработной плате сотрудника без НДФЛ. Здесь будет указан средний доход в год и в день. Тут же устанавливается размер пособия в двух частях. Первую выплатит работодатель, вторую – государство.
9. Печати и подписи. Подписывают документ бухгалтер и работодатель, обязательны фамилии и инициалы. Без бухгалтера всё заполняет работодатель.

Вместе с этим листом в ФСС должна попасть выписка от бухгалтера, в которой отражены сведения для начисления пособий. Обычно это стаж, заработок средний в месяц и в день, оклады, надбавки. При условии срочного трудового договора сроком до 6 месяцев указывается специальный код 46 и выплата происходит по особым правилам.

Минимальная выплата по этому документу ограничивается средним заработком. Исчисления делаются исходя из МРОТ. На начало октября 2018 года МРОТ составляет 11 тысяч 163 рубля, а в январе 2019 может быть поднят до 11 тысяч 280 рублей.

Чтобы рассчитать с его помощью средний дневной заработок, нужно МРОТ умножать на 24 (месяца), и это произведение разделить на 730 (дней). Получается сейчас минимальный средний дневной заработок составляет 367 рублей.

Если МРОТ поднимут, то 370,85 рублей.

Существуют регионы со своим собственным минимальным размером оплаты труда, поэтому актуальный нужно всегда узнавать перед расчётом.

Ознакомиться с размерами оплаты труда на октябрь 2018 года можно в этой таблице, а образец расчетов и заполнения больничного листа в 2019 году работодателем из МРОТ посмотреть можно здесь.

Исходя из страхового стажа сотрудника:

• От пособия выплачивается только 60%, если он в компании меньше 5 лет.
• От 5 до 8 лет позволяют рассчитывать на 80%.
• Стаж больше 8 лет — выплата пособия в полном объёме.

На что стоит обратить внимание

Больничный лист оформляют только те специалисты, у которых есть лицензия на занятие медициной. К примеру, в их числе:

• Врачи, фельдшеры, стоматологи.
• Врачи из клиник НИИ, считая и те, что занимаются протезированием.

Больничный лист не могут выдать:

• Скорая помощь.
• Донорский центр, станция переливания крови.
• Лечебные учреждения, которые занимаются не лечением напрямую, а процедурами в дополнение к нему.
• Судмедэксперты.
• Центр медицины катастроф.
• Профилактический центр.
• Учреждение защиты прав потребителя.

Причина обращения проставляется кодом, а диагноз, в целях сохранения врачебной тайны, не указывается. С этими кодами бухгалтер определит размер пособий.

Не все ячейки бланка заполняются обязательно. Но если не заполнены те, которые необходимо, это будет считаться ошибкой. Обычно в ячейки, которые остаются пустыми, проставляют прочерки. Однако этого можно и не делать, в этом случае машина не будет воспринимать это как ошибки и всё равно обработает данные.

Разные части можно заполнять по-разному. То есть в медицинском учреждении могли оформить в программе, а работодатель – вручную. Может быть и наоборот, всё зависит от того, есть ли у заполнителя программа или нет.

Работодатель должен обработать бланк в течение 10 рабочих дней. Передавать его в ФСС в этот же срок не обязательно. Организация может сама выплатить работнику компенсацию, но получить необходимую от ФСС часть в счёт компании.

Если остаются вопросы по заполнению, то можно обратиться в Фонд социального страхования за помощью. Те всегда консультируют устно или в письменной форме.

Ошибки в больничном листе

Среди самых распространённых недочетов:

1. Печать на тех блоках, где находится вписанная информация. Машина не считает её, засчитав повреждение.
2. Заломы и сгибы на листе. Бланк нельзя сминать и даже складывать.
3. Отсутствие продления больничного комиссией. Это нужно сделать, если уже прошло более 15 дней.
4. Нет реквизитов с подписью комиссии или руководства медицинского учреждения.
5. Нет всех подписей или печатей.

Обнаруженные ошибочные данные можно вычеркнуть и указать в специальном поле на обратной стороне. Исправления должны быть заверены печатью и подписью «исправленному верить». Ошибки в «медицинской» части не исправляются. Всё нужно переписать и переоформить на новом больничном листе.

Ответственность за нарушения

Ошибки в заполнении этих бланков и так наказуемы, а если их попытаться подделать, то это может привести и к уголовной ответственности. Такие серьёзные меры, несколько степеней защиты документа необходимы из-за частых подделок. Привести это может к таким наказаниям, как:

1. Дисциплинарная ответственность. Время, которое пропустил сотрудник, оформляется прогулами, если у него не было уважительной причины. За это работодатель его увольняет, и здесь нужно следовать всем правилам, учесть все сроки, чтобы увольнение было засчитано как наказание по закону.
2. Материальное взыскание. Если работник получил начисленное пособие, то он будет обязан вернуть их работодателю. Эту сумму могут взыскать в судебном порядке, а могут и вычитать иззарплаты в качестве процента. Нужно быть готовым, что работодатель может потребовать возместить и другие убытки, к примеру за работу с судом и закон будет на его стороне.
3. Уголовная ответственность. В Кодексе есть статья 327 и часть 3 содержит информацию об использовании заведомо подложных документов. За это назначаются общественные работы в 480 часов, исправительные работы на два года, штраф до 80 тысяч рублей или даже арест на срок до полугода.

Подать заявление в органы могут как работодатели, так и ФСС, что происходит чаще. Ведь каждый поступающий к ним документ внимательно проверяется.

Описанные выше наказания могут последовать, если человек только воспользуется подделкой. Дела будут обстоять значительно серьёзнее, если сотрудник компании ещё и сам сделал себе документ.

В той же 327 статье УК РФ есть пункт 1 про подделку документов. Согласно ему может грозить:

1. Ограничение свободы до двух лет.
2. Принудительные работы до двух лет.
3. Арест до полугода.
4. Лишение свободы до двух лет.

Ещё больше усугубить ситуацию можно, получив с помощью подделки пособие. Для этого в УК тоже есть статья — 159.2. «Мошенничество при получении выплат», где в дополнение за подделку можно получить наказания:

• Штраф до 120 тысяч рублей.
• Обязательные работы до 360 часов.
• Исправительные работы сроком до года.
• Принудительные работы до двух лет.
• Ограничение свободы до двух лет.
• Арест до 4 месяцев.

Согласно статье 76.2 об освобождении от уголовной ответственности вместо ареста и принудительных работ иногда могут назначить штраф.

Подробнее о степенях защиты на этой картинке.

Больничный лист — это важный документ, который необходимо правильно заполнить и отнестись к хранению с особой внимательностью. Подобных документов не так много и появляются они в организациях не так часто, как разнообразные налоговые и бухгалтерские отчетности.

Поэтому с ними стоит быть осторожными и заполнять их верно, чтобы не создавать лишних проблем как себе, так и тем, кто будет причастен к созданию документа.

Источник: https://evle.ru/zarplata-i-kadry/obrazets-zapolneniya-bolnichnogo-lista-rabotodatelem