Порядок заверения трудовой книжки с 1 июля 2019 года

Мы рассказываем о правилах оформления книги учета движения трудовых книжек, внесения записей, сроках хранения.Правильно налаженный учет документов строгой отчетности убережет от штрафов и претензий со стороны руководства и сотрудников.Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей – это обязательный журнал для работодателей, которые ведут трудовые книжки.

А поскольку в нашей стране этот документ еще действует, несмотря на периодически возникающие вопросы об его отмене, то вышеуказанный документ должны вести все юридические лица и индивидуальные предприниматели, у которых есть наемная рабочая сила.

Это установлено Постановление Правительства РФ от года за № 225, а точнее пунктом 40 этого законодательного акта.Заполнение книги учета движения трудовых книжек осуществляет сотрудник, на которого в организации возложена обязанность оформления и хранения этого документа.

В журнале учета отражаются только оформленные книжки.Чистые бланки, хранящиеся у кадровика, сюда не вносят.Ответственное за ведение журнала должностное лицо фиксирует следующие действия с трудовой книжкой: Обратите внимание!

Если человек берет трудовую книжку только на время, то это в журнале учета не отражается.

Также сотрудник, которому поручено ведение журнала, должен ежемесячно предоставлять в бухгалтерию компании сведения о движении чистых бланков трудовой: сколько выдано работникам, сколько за них оплачено, сколько испорчено и списано и т.д.Бланк книги учета движения трудовых книжек разработан на законодательном уровне.

Образец есть в Постановлении Минтруда РФ от года за № 69.В Приложении № 3 этого документа можно увидеть, как выглядит книга учета движения трудовых книжек.Правила ведения установлены пунктом 40 Правил ведения и хранения трудовых книжек.Условно порядок заполнения книги делится на два этапа: при оформлении на работу и при увольнении.

Сведения о переводе работника на другую должность в книге не отражаются.

Как заверить трудовую книжку с 1 июля 2019 по новым правилам

Если работодатель выдает работнику вкладыш в трудовую книжку, то его также нужно учесть отдельной строкой.Вкладыш, который уже находится в трудовой при приеме, также отражают в книге учета.

Обычно это делают в одной строке с трудовой книжкой.После заключения трудового договора и издания приказа о трудоустройстве делается запись в предоставленной работником трудовой или заполняется новая.

Приняв книжку на хранение, ответственный сотрудник кадровой службы регистрирует документ в книге учета.При этом заполняются первые 11 граф: При увольнении умершего сотрудника книжка выдается под роспись его родственникам.Когда уволенный работник не приходит в отдел кадров, ему направляется уведомление о необходимости забрать трудовую.

Отправить книжку ценным письмом с уведомлением можно только после получения письменного заявления владельца с указанием адреса.Всю переписку, квитанции и конверт в случае возврата неврученного письма нужно хранить.В инструкции нет указаний, как отметить в книге учета факт отправления трудовой почтой.

Специалисты в области кадрового учета предлагают ставить «Отправлено почтой». Некоторые кадровики в таких случаях графы 12-13 вообще не заполняют.

Как заверить копию трудовой книжки с 01 июля 2019 года для банка

Книгу учета движения трудовых книжек лучше приобрести или заказать в типографии.Она сброшюрована в твердый переплет, имеет стандартные титульный и последний листы.Следует пронумеровать страницы в правом верхнем углу и прошить книгу.

Главная задача – предотвратить удаление и замену страниц.В нижнем левом углу, немного отступив от переплета, делаются два отверстия одно над другим на расстоянии 3 см.

Прошиваются листы книги прочной нитью (лучше капроновой) в несколько сложений.На оборотной стороне нити завязываются в узел, нужно, чтобы длина оставленных концов была 7-8 см.Заверить книгу учета трудовых книжек можно сургучной печатью или опломбировать.

Законодательство ничего не говорит о том, как исправлять допущенные в журнале ошибки.Но поскольку в ней содержатся сведения о бланках строгой отчетности, то исправления путем зачеркивания и подчищения недопустимы.

Правки вносить следующим образом: Исключением из этого правила является законное изменение личных данных человека. В этом случае старые данные зачеркиваются одной чертой, а сверху указываются новые.После того, как бланк журнала закончится, его нужно оформить на хранения.

Составить протокол может гострудинспекция или работники прокуратуры.Делается это следующим образом: После того, как срок хранения истек журнал можно уничтожить, составив соответствующий акт.

Юридические лица вправе не использовать печать в своей деятельности, поскольку обязанность ее не использовать не установлена.Иными словами, юридические лица принимают решение самостоятельно.

Как заверить трудовую книжку в 2019 году

Если юридическое лицо намерено использовать печать для проставления ее оттиска на тех или иных документах, то ему следует закрепить это на локальном уровне.Например, в положении о порядке изготовления, учета, хранения, использования и уничтожения печатей и штампов или соответствующем приказе.

В них следует включить информацию о том, на каких документах проставляются печати.

Печать организации ставится: — на документах и их копиях, в том числе факсимильных, удостоверяющих права, свободы и (или) законные интересы граждан, права и обязанности юридических лиц; — на документах и их копиях, в том числе факсимильных, санкционирующих расходование денежных средств и материальных ценностей; — на командировочных удостоверениях работников организации».

Постановлением Минтруда и соцзащиты от N 34 с отменена обязанность проставления печати в трудовых книжках работников.

Каким образом теперь нанимателям заверять записи, вносимые в трудовые книжки работников?Записи, вносимые в трудовую книжку, заверяются только подписью нанимателя или уполномоченного нанимателем лица, ответственного за выдачу трудовой книжки .

Следовательно, наниматели, являющиеся физическими лицами (индивидуальные предприниматели, нотариусы, адвокаты, субъекты агроэкотуризма), заверяют записи в трудовых книжках работников собственной подписью.

Следовательно, наниматели, являющиеся физическими лицами (индивидуальные предприниматели, нотариусы, адвокаты, субъекты агроэкотуризма), заверяют записи в трудовых книжках работников собственной подписью.

Что касается нанимателей — юридических лиц, то записи в трудовых книжках работников могут заверяться руководителем организации либо иным лицом, уполномоченным на внесение записей в трудовые книжки.

Как правило, такие полномочия предоставляются начальнику отдела кадров, инспектору по кадрам, иному специалисту, ведущему кадровую работу в организации.

Возложение обязанностей по ведению трудовых книжек, в том числе их заполнению, выдаче трудовых книжек (вкладышей к ним), дубликатов трудовых книжек, их учету производится на основании соответствующего приказа нанимателя.Данные полномочия, как правило, закрепляются в должностной инструкции специалиста, которому они предоставлены.

Нужно ли нанимателям сдавать имеющиеся у них бланки трудовых книжек и вкладышей к ним образца 2014 года, в которых содержится аббревиатура «М. Нанимателям предоставлена возможность полностью использовать имеющиеся у них бланки трудовых книжек и вкладышей к ним .

Как и ранее, в документах, выдаваемых в целях подтверждения периодов работы, иной деятельности и других периодов, засчитываемых в стаж работы, должны быть указаны номер и дата выдачи, фамилия, собственное имя, отчество (если таковое имеется) лица, которому выдается документ, место работы, период работы, профессия (должность), период иной деятельности, сведения о других периодах, засчитываемых в стаж работы, основания их выдачи.Менять на новые их не нужно, несмотря на то что в них содержится аббревиатура «М. При этом такие документы должны быть заверены одним из следующих способов ; — подписью руководителя и печатью архивного учреждения, если переданы на хранение в архив этого учреждения.

Как заверить трудовую книжку в 2019 году образец оформления

Заверение печатью в данном случае необходимо, поскольку архивное учреждение не относится к числу субъектов хозяйствования, для которых подп. 3 Декрета N 7 исключено требование об использовании печати.

Насколько целесообразен отказ субъекта хозяйствования от использования печати при заверении копий документов, образующихся в процессе деятельности?Отказ от использования печати приведет к необходимости оформления отметки о заверении копии по всем правилам делопроизводства.

Размноженные экземпляры документа, предназначенные для рассылки или внутреннего пользования и не воспроизводящие факсимильную подпись подлинника, допускается удостоверять печатью, проставляемой на месте, отведенном для собственноручной подписи в реквизите «Подпись» .

Под реквизитом «Подпись» на копии нужно будет писать слово «Верно», ниже — оформлять наименование должности, собственноручную подпись и расшифровку подписи лица, заверившего копию документа, а еще ниже — дату заверения. С 1 июля 2018 года вступит в силу новый ГОСТ Р 7.0.97-2016.Подробнее в статье — про заверение трудовой книжки с 2018 года, образец прилагается.

По новому ГОСТу на копии, которую компания делает для себя, надо поставить отметку «Верно».Рядом должны быть должность сотрудника, который отвечает за заверение документов, его подпись и расшифровка, дата заверения копии.Так можно заверять копии, которые, например, один отдел делает для другого. Надпись заверьте печатью, если компания не отказалась от ее использования.Если копию отдаете в другую организацию, то дополнительно укажите место, где храните оригинал.

Образец заверения копии трудовой книжки 2019

Пример: «Подлинник документа находится в ООО “Альфа” по адресу: г. Дата введения в действие Национального стандарта РФ ГОСТ Р 7.0.97-2016 перенесена на 1 июля 2018 года.Что нового вводится и на кого распространяется новый ГОСТ?Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 распространяется на следующие организационно-распорядительные документы: – уставы, – положения, – правила, – инструкции, – регламенты, – постановления, – распоряжения, – приказы, – решения, – протоколы, – договоры, – акты, – письма, – справки и др.Новый стандарт определяет состав реквизитов документа, правила их оформления, в том числе с применением информационных технологий; виды бланков, состав реквизитов бланков, схемы расположения реквизитов на документе; образцы бланков; правила создания документов.В частности, теперь необходимо по новому заверять копии трудовых книжек.Согласно пункту 5.26 ГОСТа отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа.Отметка о заверении копии проставляется под реквизитом «подпись» и включает: слово «Верно»; наименование должности лица, заверившего копию; его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии (выписки из документа). Для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп.Если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия («Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле № … Стоит отметить о новом правиле подписи документов за руководителя.

Источник: http://proclean.spb.ru/s-1-iyulya-2019-goda-kak-pravilno-zaverit-trudovuyu-knizhku

Как заверить трудовую книжку с 1 июля 2019 по новым правилам

Заверение трудовой книжки в 2019 году может потребоваться во многих ситуациях. Работники организации обращаются в отдел кадров для этих целей в случае, если копию трудовой книжки необходимо предоставить банку для получения кредита или передать ее в различные организации социальной направленности (например, в Центр занятости населения).

Заверенная копия трудовой книжки используется для подтверждения уровня дохода человека и того факта, что он имеет постоянный заработок. Отдел кадров обязан выдать ее работнику спустя не более 3 дней после получения от него соответствующего заявления (или после устной просьбы). С 1 июля 2019 года в правила заверения трудовых книжек внесено одно существенное изменение.

Правила получения копии трудовой книжки

Трудовая книжка является собственностью работника, но на время трудовой деятельности она хранится у работодателя, в отделе кадров.

Для получения оригинала этого документа, его копии или выписки необходимо передать ответственному специалисту отдела кадров соответствующее заявление.

Заверенная копия трудовой книжки выдается работнику в течение последующих трех дней (ст. 62 Трудового кодекса РФ).

В нашем случае основной текст заявления может быть следующим: «Прошу на основании статьи 62 Трудового кодекса РФ предоставить мне заверенную копию трудовой книжки для ее предоставления по месту требования».

В некоторых организациях для подобных заявлений создаются специальные бланки. В иных же компаниях вместо заявления ограничиваются устной просьбой. Хотя устное обращение для получения заверенной копии трудовой книжки и дозволяется в организациях малого бизнеса, все же лучше использовать именно письменную форму.

Как заверить трудовую книжку?

Заверение трудовой книжки, в том числе с пометкой «работает по настоящее время», происходит либо через организацию, в которой на данный момент трудится заявитель, или через нотариуса. Обращение к нотариусу требуется только в том случае, если владелец трудовой книжки нигде временно не работает.

Каким именно образом специалисты отдела кадров заверяют этот документ?

1. Первым делом копируются все основные листы трудовой книжки (на которых имеются какие-либо записи). Начиная титульным листом документа и заканчивая последней записью о трудоустройстве на текущее место работы;
2. Раздел, в котором описываются полученные работником вознаграждения, копируется при необходимости и только по просьбе заявителя. Это может потребоваться в случае предоставления копии в социальные органы. Например, для получения различных почетных званий;
3. Все скопированные листы трудовой тщательно брошюруются, а на специальной наклейке (с задней стороны сброшюрованных листов) указывается общее их количество.

На крайнем скопированном листе, после последней записи указывается ряд важной информации:

• слово «Верно»;
• наименование должности сотрудника, который заверяет трудовую книжку, а также его инициалы с фамилией и личная подпись;
• дата создания заверенной копии трудовой;
• печать или штамп организации (если в организации нет собственной круглой печати, то разрешается обойтись и без нее).

Сам текст должен быть очень четким, а право заверения имеется только у лиц, которым это доверено на основании локальных нормативных актов или специально составленной для этих целей доверенности. Если таких актов в организации нет, то сотрудник отдела кадров вправе отнести бумаги для заверения руководителю предприятия.

Бывает, что листы трудовой книжки не сшиваются, а выдаются работнику отдельно. Но в этом случае заверительные записи должны располагаться в конце каждого листа. Это может быть достаточно трудоемким процессом, если трудовая содержит очень много листов.

Некоторые банки или государственные органы требуют, чтобы помимо основной информации на последнем листе трудовой была сделана запись «работает по настоящее время». Однако нигде в законе такого требования не содержится.

Заверение трудовой книжки по новым правилам

Источник: https://sudovnet.ru/trudovoe-pravo/kak-zaverit-trudovuyu-knizhku-s-1-iyulya-2018-po-novym-pravilam/

Порядок заверения трудовой книжки с 1 июля 2019 года

• Задача несложная, но, тем не менее, требующая специальных знаний.
• С такой задачей сталкивался, пожалуй, каждый кадровик или руководитель организации.
• Для чего нужна копия трудовой книжки и как ее правильно сделать, рассмотрим в этой статье.

Правильность заполнения трудовых книжек готовимся к проверкам

Для чего нужна копия трудовой книжки Порядок заверения копии трудовой книжки Варианты изготовления копии трудовой книжки Современную жизнь граждан, наполненную путешествиями, приобретениями и покупками, омрачить может, наверное, лишь хождение по инстанциям и сбор различных документов для осуществления этих мероприятий.

Как с этим связано заверение копии трудовой книжки?

Копия трудовой книжки может понадобиться для оформления загранпаспорта, пенсии, субсидий, социальных выплат, в банке для получения кредита или ипотеки и т. А поскольку трудовая книжка находится у работодателя до дня увольнения работника и выдавать на руки он ее не может, различные инстанции требуют заверенную копию трудовой книжки.

Заверение копии трудовой книжки обычно производится у основного работодателя.

Это может происходить в кадровом отделе или ином структурном подразделении, отвечающем за ведение трудовых книжек (в бухгалтерии, например).

В организациях с небольшой численностью штата, где отдельная должность кадровика не предусмотрена, заверить трудовую книжку может руководитель организации или индивидуальный предприниматель.

В любом случае это должно быть лицо, уполномоченное приказом на ведение, учет и хранение трудовых книжек.

1. В соответствии с действующими Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, установленными Постановлением Правительства РФ от N 225 (ред.
2. От ) «О трудовых книжках», наниматель должен по письменному требованию трудящегося сделать копию трудовой книжки или выписку из нее.
3. Также установлен срок для выдачи копии – не более 3 рабочих дней.

Видео

Минтруд меняет правила ведения трудовых книжек многое. — МК

Отличие выписки от копии заключается в том, что в выписке содержатся копии заполненных страниц, а в полной копии – все листы трудовой книжки, включая пустые.

Есть 2 варианта изготовления копии трудовой книжки.

1 вариант: на всех откопированных страницах ставятся отметка «Копия верна» и дата, расписывается уполномоченное лицо, расшифровывается его подпись, ставится печать организации (индивидуального предпринимателя). 2 вариант: все откопированные страницы прошиваются, на обороте приклеивается отрезок чистой бумаги на место сшивки.

• На нем пишется, сколько прошито и пронумеровано страниц, ставится отметка «Копия верна», дата, подпись уполномоченного лица, расшифровка подписи (фамилия и инициалы), печать организации (индивидуального предпринимателя).
• Если копия трудовой книжки делается по основному месту работы, на копии страницы с последней записью ответственное лицо записывает: «работает по настоящее время», ставит подпись с расшифровкой, дату и печать.
• Вы хотите заверить у нотариуса копию своей трудовой книжки?

• Давайте разберем как это верно сделать, не допустив досадных ошибок.
• Документ, содержащий в себе информацию относительно этапов профессиональной деятельности работника, – это трудовая книжка (ТК).
• Такая информация отличается достаточной востребованностью: оформление разрешения по поводу выезда за рубеж, банковского кредита, пенсии и т. Чтобы непосредственно обеспечить возможность мероприятий, подобных тем, что упомянуты выше, нет потребности предъявления оригинала документа.
• Достаточно его копии, но только в том случае, если ее оформление проведено по правилам, закрепленным законодательно.
• При необходимости предъявления оригинала ТК надо иметь в виду, что он находится у работодателя, поэтому должны быть законные причины для его получения на руки.
• Хотя в большинстве случаев государственные органы и другие структуры довольствуются копией рассматриваемого вида документа.

Копией ТК следует считать документ, который создан посредством технических устройств в виде того же ксерокса или принтера, дополненного сканером.При этом созданная таким образом копия должна содержать все требуемые печати и подписи.Когда может быть нужна копия: Трудовая – это бланк строгой отчетности, который хранится в сейфе или другом важном месте в организации.

1. Чтобы сделать копию, следует сначала получить оригинал.
2. С запросом о выдаче на время оригинала трудовой можно обратиться: Скачать это пример В результате работник должен получить оформленный и заверенный документ.
3. Обязанность по подготовке копии лежит на лице, которое отвечает на предприятии за кадровую деятельность и ведение трудовых книжек.

• Этот порядок действий используется в том случае, если гражданин трудоустроен и его книжка хранится у работодателя.
• Однако если он является безработным, но ему требуется копия, изготавливает он ее самостоятельно.
• Когда вы сделаете ксерокопии всех страниц их можно заверить у руководителя по последнему месту работы.
• Если данное предприятие или организация были ликвидированы, то единственный вариант – обращаться к нотариусу.
• Стоит учитывать, что у копии трудовой книжки установлен определенный срок действия.
• В обоих случаях копия может использоваться только до того момента, пока в нее не будут внесены новые записи о работе.

• После этого документ становится недействительным и не может дальше использоваться.
• Копия книжки может быть сделана в виде простых листов или же скреплена и прошита в соответствии со всеми требованиями делопроизводства.
• Как правило, решение о том, как будет выглядеть документ, может принимать сам работник.
• Правила: Часто встречается следующая ошибка: печать организации не захватывает текст и подпись кадровика, и находится в «пустом» месте страницы.
• Оттиск печати должен быть расположен так, чтобы захватывать копию.
• Особо надо отметить, что ошибки в копиях неуместны.
• Также не допускаются исправления при написании формулировок.

Документ, оформленный неправильно, у работника просто не примут, так как он будет считаться недействительным.

Если ошибка была допущена, нужно сделать новую ксерокопию нужной страницы и заверить ее должным образом.

В скором времени заверять документ станут, опираясь на новые требования.

Изначально планировалось ввести в действие ГОСТ Р 7.0.97-2016 c 1 июля 2017.

Выписка из трудовой книжки стандарт и правила 2018 года

Но приказом Росстандарта от N 435-ст дата его введения была перенесена на 1 июля 2018 года.

Прежде всего, сначала нужно сделать ксерокопии всех страниц, на которых имеются записи.

Если копия оформляется для предоставления в ПФР, банк или в иную организацию, заверять ее следует в следующем порядке с указанием места хранения оригинального бланка: Для сторонней организации Чтобы ксерокопия имела надлежащий внешний вид, ее страницы нужно прошить. Края ниток, с помощью которых они были прошиты, заклеиваются бумагой.

На бумаге указывается дата сшивания, а затем ставится печать организации.

Может ли работник получить копию трудовой книжки после написания

1. Печать должна частично затрагивать бумагу, а частично лист документа.

2. Если документ оформляется для использования внутри компании, запись о местонахождении бланка вносить не нужно: С 1 июля 2018 года внизу копии или выписки из трудовой книжки для сторонней организации, под реквизитом «Подпись» следует указать местонахождение документа, с которого копия была снята.

3. Запись может звучать следующим образом: «Подлинник документа находится в отделе кадров (наименование организации)».

• При рассмотрении заявки потенциального заемщика банки зачастую требуют предоставить копию трудовой книжки.
• Такая необходимость связана с желанием получить следующую информацию: Если кадровый специалист не знает, как оформить копию трудовой книжки для банка, ему необходимо изучить общие требования к такому документу, которые ничем не отличаются от типовых условий.
• Важные моменты: При этом не принять правильно оформленную копию в банке не могут, но вот отказать в кредите банк имеет полное право.
• Чтобы понять, как долго копия будет действительна в конкретном банке, нужно изучить условия предоставления пакета необходимых документов.

Требуется она в следующих случаях: Сбор документов – очень важный фактор, который может стать решающим при рассмотрении заявки.

В списке необходимых документов банки прописывают, сколько действует копия трудовой книжки для кредита или другого банковского продукта.

Копия трудовой книжки. Как заверить? Образец, заверенная

• Практика показывает, что действие этого документа длится месяц после его заверения у руководителя учреждения или кадрового специалиста.
• Даже при оформлении ипотеки актуален такой временной промежуток.
• Копии документов, заверенные нотариально, всегда имеют преимущества перед другими дубликатами.

Такой способ, хоть он и является более затратным, предоставляет документу большую юридическую силу и, говоря о том, сколько действует, знайте, что она имеет практически неограниченный срок действия.

Что касается трудовой книжки, то ее нотариально заверенная копия действительна до того момента, пока в документ не будут внесены изменения или он не утратит своей силы.

Стоимость заверения трудовой варьируется в зависимости от региона работы и расценок конкретного нотариуса.

Источник: http://fashiongallery.spb.ru/documents-poryadok-zavereniya-trudovoy-knizhki-s-1-iyulya-2019-goda.html