Какие нужны документы на прием на работу: перечень бумаг

Какие нужны документы на прием на работу: перечень бумаг
Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер. 

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 938-59-47. Это быстро и бесплатно!

Скрыть содержание

Порядок оформления работника в штат компании

  1. Какие нужны документы на прием на работу: перечень бумагПредоставление гражданином документов и передача их нанимателю. Работодатель принимает всю оформляемую документацию, проверяет её на подлинность, а далее проводит анализ. После чего принимается решение о трудоустройстве.

    Какие именно бумаги необходимо предоставлять? Гражданину важно подготовить следующий пакет документов при приеме на работу:

    • действующий паспорт РФ;
    • трудовую книжку (если она отсутствует, то заводится новый документ);
    • страховое свидетельство (СНИЛС – пластиковая карточка зелёного цвета);
    • документ, свидетельствующий об отсутствии или наличии судимости (может быть запрошен работодателем);
    • если физическое лицо является военнообязанным (военный билет или свидетельство);
    • присвоенный номер налогоплательщика (ИНН нужен);
    • документы, подтверждающие образование (дипломы, аттестаты и другие корочки нужны) предоставляются по требованию нанимателя.
    • Вот какие бумаги нужны, если говорить в общих чертах.
    • Есть и другие правили оформления и документирования.
    • К примеру, на первом этапе наниматель должен сделать ещё один необходимый шаг, а именно — выяснить, есть ли у будущего работника какие-либо ограничения, связанные с выполнением определённой деятельности (статья 351 ТК РФ).
  2. Перед тем, как начать оформлять документы, предъявляемые при приеме на работу, (в определённых ситуациях), наниматель может попросить у гражданина медицинскую справку. Она должна оформляться при обследовании в медучреждении. После этого на руки выдадут заключение – справку. Её вправе требовать в следующих случаях:

    • если рабочая деятельность связана с продуктами питания и пищевой промышленностью;
    • если на работу устраивается лицо, не достигшее совершеннолетия;
    • справку могут попросить у физических лиц в иных случаях (статья 69 ТК РФ).
  3. Какие нужны документы на прием на работу: перечень бумагНаписание заявления будущим работником. Основанием для приёма в компанию нового сотрудника может служить написанное заявление от его имени. При одобрении такого документами всеми членами руководства, он визируется гендиректором организации. После чего специалисты по кадровой работе приступают к оформлению.

    Однако на данный момент такие заявления являются не обязательными и на практике можно обойтись и без них. Главным основанием при трудоустройстве является заключённое и подписанное обеими сторонами трудовое соглашение.

  4. Заключаем договор. Трудовое соглашение – главное основание для установления деловых отношений между нанимателем и будущим работником. Договор включает в себя перечень прав и обязанностей между сторонами, визируется их подписями, закрепляется оттиском печати и составляется в 2-х экземплярах (по экземпляру каждой стороне).
  5. Регистрируем трудовое соглашение в специальном журнале. Фиксировать порядковый и номер в журнале необходимо также и все дополнительные договора (о материальной ответственности, о не разглашении тайны и т. д.) После того, как работник получил свои экземпляры на руки, он должен проставить подпись в соответствующей строке журнала.
  6. Издаём приказ. Прежде, чем сотрудник приступит к своим обязанностям и полномочиям, должен быть издан приказ, которой служит основанием для этого. В таких приказах обычно фиксируются условия, на которых физическое лицо принимается на работу. Виза в документе проставляется обеими сторонами. Обычно используются формы №Т-1 и №Т-1а.
  7. Знакомим будущего работника с должностной инструкцией и обязанностями. После ознакомления сотрудник проставляет личную подпись и текущую дату. Инструкция разрабатывается в двух экземплярах, один из которых остаётся у работника.

    Если на работу принимаются одновременно несколько физических лиц с одинаковыми обязанностями, то лист ознакомления можно оформить один на всех.

  8. Заполняем трудовую книжку. На запись в трудовой книжке отводится 5 дней. Лучше не торопиться, потому что в некоторых ситуациях человек просто может не выйти на работу.
  9. Какие нужны документы на прием на работу: перечень бумагПосле отметки в трудовой книге фиксируем саму книжку в журнале учёта.
  10. Оформление личной карточки работника (форма Т-2).
  11. Формирование табеля учёта рабочего времени. Для этого используются 2 формы: Т-12 и Т-13.
  12. После того, как в компании появились наёмные работники, необходимо зарегистрировать компанию в ПФР (срок 1 месяц), ФСС (срок 10 дней), ФОМС (срок 1 месяц).

Вот такой порядок оформления на работу существует.

Работодателю также будет полезно знать, как правильно оформить нового сотрудника.

Что именно должен представить соискатель?

Статья №65 ТК РФ чётко регламентирует о документах, которые физическое лицо обязательно должен предоставить нанимателю при трудоустройстве. Рассмотрим, что относится к документам для работодателя.

  1. В РФ документом удостоверяющим личность гражданина является паспорт. Поэтому при трудоустройстве – это самый первый и очень важный документ. Однако в некоторых ситуациях паспорт считается недействительным, а именно:

    • если он содержит посторонние сведения и отметки;
    • если вышел срок действия (такое бывает при несвоевременной замене документа);
    • отсутствие регистрации (при приёме на работу это обязательное условие);
    • исправления или собственноручно вклеенная фотография;
    • признаки подделки.

    Какие отметки могут находиться в паспорте:

    • Какие нужны документы на прием на работу: перечень бумаготметки о регистрации и месте проживания, а также о снятии;
    • отметка о браке;
    • отметка о детях;
    • воинская обязанность (с 18 лет);
    • о выдаче загранпаспорта;
    • о выдаче Российского паспорта ранее;
    • номер налогоплательщика;
    • резус фактор и группа крови.
  2. На каждого сотрудника, который отработал более 5 дней в компании, наниматель обязан вести трудовые книжки (согласно статье 66 ТК РФ). На сегодняшний день трудовые книги являются основными и обязательными документами.

    На сегодня действуют формы образца 1939, 1974 и 2004 года. Для оформления вновь принятых сотрудников, у которых отсутствует трудовая книжка, используется образец 2004 года. Если у физического лица на руках книжка 1939 и 1974 года, то обмену на форму 2004 года она не подлежит.

    В трудовые книжки заносятся следующая информация:

    • титульный лист с ФИО обладателя;
    • квалификация (по образованию), а иногда должность проставляют на первом листе;
    • сведения о поступлении на работу (дата, название компании, отдел или подразделение, должность, печать);
    • сведения об увольнении (дата, название компании, основание для увольнения, статья ТК РФ);
    • информация о наградах.
  3. Какие нужны документы на прием на работу: перечень бумагПри заполнении трудовой книжки необходима информация об образовании (полученной профессии и специальности). Поэтому при трудоустройстве человек предоставляет документы, подтверждающие уровень своего образования. Однако по закону эти документы не являются обязательными.

    Отметка об образовании делается только на основании официальных документов, ими могут быть:

    • диплом;
    • аттестат;
    • удостоверение.

    ФЗ №273 от 29.12. 2013 года чётко регламентирует уровни образования:

    • высшее образование (магистратура, бакалавриат, специалитет, подготовка кадров высшей квалификации);
    • среднее профессиональное образование.

    Также данные об уровне образования вносятся в личное дело (карточку) каждого работника.

  4. Одним из обязательных документов при трудоустройстве является СНИЛС (Страховой номер индивидуального лицевого счёта).

    Это прямоугольная карточка зелёного цвета (чаще всего уже заламинированная), которая содержит ФИО обладателя, дату и место рождения, пол и номер из 11 цифр.

    Карточка СНИЛС необходима для верного отражения платежей в ПФР. А также для правильного учёта сведений, которые фиксируют наниматели (начисления и уплата страховых взносов, стаж).

    Корректное отражение информации о страховых взносах и стаже, а также добровольных платежах напрямую влияет на размер пенсионной выплаты в будущем.

  5. Важную роль играет справка о наличии или отсутствии судимости (в некоторых случаях). Обязательным документом при приёме на работу она не является. Однако запросить её наниматель имеет полное право.

    Предоставление справки требуется только в том случае, если для занимаемой должности ТК РФ устанавливает определённые ограничения (отсутствие уголовной ответственности в прошлом или настоящем).

  6. Документы воинского учёта, предоставляемые лицами по достижению 18 лет (для военнообязанных и подлежащим призыву).

Дополнительно работодатель имеет право запросить следующие документы:

  1. Какие нужны документы на прием на работу: перечень бумагМедкнижка. Документ, который свидетельствует о хорошем здоровье будущего работника, но оформляется не всегда. Существует перечень работ, осуществлять которые запрещено без этого документа, а именно:

    • производить, хранить, перерабатывать молочные продукты;
    • обслуживать водопровод;
    • транспортировать и очищать воду;
    • фармакология;
    • обслуживать общественные места (вокзалы, гостиницы, вагоны, школы, детские сады и т. д.);
    • обслуживать бассейны и водолечебницы;
    • работа в медицинской сфере;
    • общепит;
    • и другие, которые регламентирует ФЗ №52 от 30 апреля 1994 года.

    При работе в удалённых районах Крайнего Севера наниматель может спросить медицинскую справку, которая подтвердит отсутствие ограничений (статья №324 ТК РФ).

  2. Регистрация. Согласно статье 64 ТК РФ наниматель не имеет права отказать в трудоустройстве, если у физического лица нет прописки. Однако существуют иные правила, связанные с регистрацией. Нельзя находиться в другом городе проживания без прописки определённое время. Это грозит штрафом, а также могут привлечь органы полиции.
  3. ИНН (идентификационный номер налогоплательщика) является обязательным для предъявления, если работник приступает к работе в госструктуру (ФЗ №79). Этот документ представляет собою лист бумаги формата А4, на котором отражены данные: ФИО, дата рождения, номер из 12 цифр, дата постановки на учёт, серию, номер.
  4. Какие нужны документы на прием на работу: перечень бумагХарактеристика с предыдущей работы представляет собой документ, который отражает сведения о бывшем сотруднике, а именно: достижения, навыки, личные качества, профессиональные качества и т. д. Это своего рода отзыв бывшего работодателя о работнике.

    Такой документ не часто запрашивают при трудоустройстве, если конкурс на вакансию небольшой. Однако, если предоставить положительную характеристику, то есть шанс, что наниматель выберет именно вас.

  5. Справка о заработной плате с предыдущего места работы требуется в основном для бухгалтерии. При начислении больничного листа, отпуска, декрета и других выплат. Требовать этот документ никто не будет. Предъявление справки – это действие исключительно в интересах самого работника. Как правило, справка содержит следующие сведения:

    • ФИО гражданина и должность;
    • данные паспорта;
    • наименование организации (где работал человек), адрес и её реквизиты;
    • денежные выплаты, разбитые по месяцам.
  6. Анкету очень часто просят заполнить при прохождении собеседования. Документ также заполняется в интересах самого работника.

    Качественное и полное заполнение анкеты может гарантировать трудоустройство.

    Анкета составляется каждым предприятием в произвольной форме. Она может содержать просто список определённых вопросов, а может и персональные данные человека.

Список необходимых бумаг для получения льгот

  1. Какие нужны документы на прием на работу: перечень бумагСправка о составе семьи необходима бухгалтерии компании для того, чтобы предоставить льготы по подоходному налогу. Документ содержит сведения о всех членах семьи, включая количество детей.
  2. Документы о возрасте детей подтверждают, что у работника есть несовершеннолетние дети. Это влияет на льготы (налоговый вычет).
  3. Справка о беременности женщины, так как она даёт право:

    • перевода на лёгкий труд по медицинским показателям;
    • женщинам в положении запрещено трудиться в сельской местности;
    • также никто не может уволить беременную по инициативе нанимателя. Это допустимо только в случае ликвидации компании (статья 261 ТК РФ);
    • согласно статье 64 ТК РФ запрещено отказывать в приёме на работу.
  4. Документы на дополнительные гарантии, а именно:

    • медицинское заключение, что у работника есть группа по инвалидности;
    • документы, подтверждающие, что человек является беженцем;
    • документы, которые свидетельствуют, что работник имеет ребёнка инвалида;
    • документальные доказательства, что работник является одиноким родителем;
    • доказательства, подтверждающие, что гражданин является молодым специалистом.
Читайте также:  Как насолить шумным соседям с верхнего этажа по закону

Таков перечень необходимых дополнительных документов.

Действия, которые обязан предпринять наниматель

Со стороны нанимателя оформляются следующие бумаги.

  1. Трудовой договор является обязательным документом при приёме на работу нового человека. Его содержание должно быть оформлено согласно статье 57 ТК РФ.

    Трудовое соглашение является основанием возникновения трудовых отношений между нанимателем и соискателем.

    Документ содержит условия, права и обязанности сторон, величину оклада, сведения о начислении премиальных, реквизиты обеих сторон, предполагаемый график работы.

    Какие нужны документы на прием на работу: перечень бумаг

  2. Что ещё оформляется помимо трудового договора? Среди предъявлямых бумаг есть:

  3. Приказ о приёме на работу, который пишется на основании заключённого трудового договора. Существуют две формы: Т-1 используется при трудоустройстве одного человека, Т-1а применяется для приёма нескольких людей.
  4. Все работодатели обязаны представлять сведения в военкомат о своих сотрудниках, которые состоят на воинском учёте (ПП №719).

Таков список бумаг, какие обязательны.

Уведомление в военкомат

Уведомление военкомата содержит следующую информацию:

  • ФИО человека;
  • воинское звание;
  • должность работника;
  • дату рождения;
  • адрес по прописке;
  • наименование компании работодателя;
  • юридический адрес компании;
  • печать;
  • визы уполномоченных сотрудников с расшифровками.

«Шапка» уведомления заполняется на имя уполномоченного работника военного комиссариата. Тело сообщения содержит информацию о приёме или увольнении работника с указанием его данных.

Документ в военный комиссариат оформляется в 2-х экземплярах. Один перенаправляется в военное ведомство, а второй остаётся в компании.

Подводя итоги, можно отметить, что обязательными документами при приёме на работу являются только три: паспорт, трудовой договор и СНИЛС. Предоставление других документов является не обязательным. Теперь вы знаете, какие бумаги оформляются при найме нового сотрудника и как происходит оформление нового сотрудника.

Полезное видео

Смотрим видео по теме:

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас: 

+7 (499) 938-59-47 (Москва)

Это быстро и бесплатно!

Источник: https://naim.guru/shtat/priem-na-rabotu/documenti-pri-prieme

Документы для трудоустройства на работу

Не секрет, что сегодня проблема трудоустройства довольно актуальна. Любого из нас непременно интересует размер заработной платы, как производятся выплаты при отпуске и больничном, на что влияет стаж работы и т.д. Но в первую очередь каждого волнует, какие нужны документы для трудоустройства. Ведь любая рабочая деятельность начинается именно с них.

Какие нужны документы на прием на работу: перечень бумаг

Они выдаются, как правило, при первом официальном трудоустройстве. И, если предоставлены не все документы, которые нужно предоставить при приеме на работу, то работодатель попросит вас непременно их донести.

Именно для тех, кто задается вопросом, какие документы нужны для приема на работу, здесь представлен полный их список. Этот список является базовым.

Но стоит отметить, что в наше время рынок труда переполнен различными должностями, которые предлагают многочисленные фирмы и организации. Все чаще наблюдаются некоторые исключения из базового перечня, поэтому прежде, чем трудоустроиться, узнайте точный список документов для трудоустройства у работодателя.

Что нужно иметь с собой при приеме на работу

По сути дела, точно ответить на вопрос, какие документы необходимо предъявить при трудоустройстве на работу, невозможно. Разные организации – разные требования. Но, если вы устраиваетесь в государственное предприятие, то это именно те документы, которые вам необходимы.

На первый взгляд может показаться, что их сбор займет много времени, но просмотрев список, вы поймете, это не так. Перечень документов для приема на работу не так сложен, как кажется.

Паспорт

Самым важным при устройстве на работу является, конечно же, паспорт гражданина. Вас наверняка заинтересует, какой документ можно предоставить вместо паспорта при приеме на работу. Ответ на этот вопрос очень простой – вы можете представить любой документ, удостоверяющий личность. Это загранпаспорт или водительское удостоверение.

Регистрация по месту пребывания

Многие работодатели не принимают на работу граждан без нее. Особенно это касается должностей, на которые возложена материальная ответственность.

Трудовая книжка, ИНН и страховое свидетельство

Каждый работник, если эта работа является основной, должен иметь эти документы. Если же у вас нет трудовой книжки, то ее заводит данная организация в течение 5 рабочих дней.

Идентификационный налоговый номер вы должны получить в налоговой инспекции по месту жительства. А если у вас ранее не было на руках страхового свидетельства, в этом случае их тоже заводит сама организация.

При увольнении они остаются у вас.

Документ воинского учета

Для военнообязанных лиц обязательным при приеме на работу является документ воинского учета. Если вы призывник, то вам при себе нужно иметь удостоверение гражданина, свидетельствующее о призыве на военную службу.

Дипломы и свидетельства

Какие нужны документы на прием на работу: перечень бумагТочный список документов для трудоустройства можно узнать у работодателя

Неотъемлемыми документами являются дипломы и свидетельства. По ним работодатель видит, какими знаниями и умениями вы обладаете, и, исходя из этого, предлагает вам соответствующую должность. Для приема на квалифицированную работу диплом обязателен.

Медицинская книжка

В некоторых сферах деятельности медкнижка входит в перечень обязательных документов. Данный документ оформляется специальными центрами государственного санитарно-эпидемиологического надзора и местной больницей.

Более подробно о том, какие документы нужны для трудоустройства, вы можете узнать в самой организации.

Если вы заметили, что с вас требуют что-то лишнее, не поленитесь заглянуть в ТК РФ. Внимательно читайте трудовой договор, перед тем как в нем расписаться. Помните, ваша подпись – это непосредственно ваше согласие с вышесказанным.

Источник: https://opersonale.ru/podbor-i-trudoustrojstvo/priem-na-rabotu/dokumenty-dlya-trudoustrojstva-na-rabotu.html

Документы при приеме на работу: перечень необходимых по ТК РФ, какие кадровые документы не требуются для оформления и какие нужны обязательно

Чтобы устроиться на работу, нужны документы. Без них официальное трудоустройство невозможно. О том, что именно надо представить, и какие из документов являются обязательными, а какие – нет, пойдет речь далее.

Список

Какие нужны документы на прием на работу: перечень бумаг

  • является ли будущий работник гражданином РФ, или он иностранец;
  • достигли совершеннолетия;
  • предполагают ли будущие должностные обязанности выполнение работы, требующей специальной квалификации, подтвержденной дипломом или сертификатами, и так далее.

Эти и множество других параметров являются определяющими в вопросах полного перечня всего, что может потребовать будущий работодатель. Существует список документов, которые обязательно надо взять с собой, направляясь в отдел персонала.

Обязательные

Статья 65 ТК РФ и разъясняет, которые документы являются необходимыми для предъявления при оформлении приема на работу:

Документ, удостоверяющий личность

Обычно это гражданский паспорт РФ, но в случае его временного отсутствия можно показать другой документ с фото, где имеется следующая информация о предъявителе:

  • фамилия, имя, отчество;
  • пол;
  • дата и место рождения.

Молодые люди, достигшие 14 летнего возраста, которые еще не оформили гражданский паспорт, но хотят работать, могут удостоверить свою личность, предъявив свидетельство о рождении.

Трудовая книжка

Она содержит информацию о том, когда, где и кем работал человек. Этого документа может не оказаться у будущего сотрудника, если он:

  • трудоустраивается впервые в жизни;
  • утерял свою трудовую книжку.

Если рассматривается вопрос о приеме на работу по совместительству, достаточно принести заверенную копию трудовой книжки с предприятия, которое является местом основной работы.

Отказывать человеку в трудоустройстве из-за того, что у него нет трудовой книжки – незаконно, тем более, что обязанность по ее оформлению законодательно закреплена за работодателем.

Страховое свидетельство ПФР

Это ламинированная карточка зеленого цвета с номером индивидуального лицевого счета, куда работодатель будет отчислять взносы для будущей пенсии работника.

Такой документ на каждого гражданина, работающего по трудовому договору, оформляют работники отдела кадров или бухгалтерии.

Устраиваясь на первую в своей жизни, работу, человек может не иметь страхового свидетельства ПФР, но это не должно помешать заключению с ним трудового договора.

Военный билет или приписное свидетельство

Обязаны предоставлять все лица мужского пола, достигшие призывного возраста, отслужившие, или только подлежащие призыву на военную службу.

Дополнительные

Кроме того, что перечислено выше, работодатель вправе потребовать другие документы.

Диплом или иной документ, подтверждающий наличие профессии

Это вполне законно и справедливо, если работник принимается на должность, которая предполагает определенные знания и умения. Например, при трудоустройстве врачей, учителей, водителей.

Если же будущая работа не требует специальной подготовки, то работодатель не вправе требовать диплом. Например, обязанности курьера не предполагают наличия специального образования. Соответственно, принимая человека на эту должность, требовать у него документ или сертификат – противозаконно. При этом, у электрика должны быть необходимые допуски и удостоверения.

Медицинскую (санитарную) книжку

Она обязательна для тех, кто работает:

  • в сфере общественного питания;
  • в больницах и поликлиниках;
  • в воспитательных, образовательных учреждениях и так далее.

Не все, кто трудится в сферах, предполагающих наличие медицинской книжки, обязаны ее иметь. Например, больничному садовнику или охраннику детского сада разрешается работать, не имея санитарной книжки.

Свидетельство ИНН

Этот документ не обязателен для заключения трудового договора. Но работодатель может спросить о его наличии. Предъявлять или нет – работник решает сам.

Характеристика с прежнего места работы

В некоторых случаях ее просят предоставить в качестве подтверждения профессиональной репутации и уровня компетенций. Наличие такой характеристики желательно, так как может расширить карьерные возможности работника.

Загранпаспорт

Если работа предполагает заграничные командировки, то работодатель может поинтересоваться наличием у будущего сотрудника загранпаспорта, что закономерно. В связи с этим важно знать, что работодатель не вправе требовать сдачи паспорта для хранения по месту работы, это противозаконно.

Свидетельство о браке, свидетельства о рождении детей

Закон не обязывает предъявлять их работодателю. Но они важны с точки зрения:

  • льгот и компенсаций, предоставляемых по месту работы (налоговых льгот, права на неполный рабочий день, дополнительный отпуск и другие);
  • оценки возможностей потенциального сотрудника (сможет ли работать сверхурочно, ездить в командировки);
  • карьерных планов (семейные люди хотят больше зарабатывать, поэтому лучше работают и стремятся к повышению);
  • оценки временных перспектив сотрудничества (замужняя женщина может скоро уйти в декретный отпуск, а молодая мама будет часто пребывать на больничном с детьми и, скорее всего, долго не проработает);
  • предоставления корпоративных бонусов (подарки детям к 1 сентября, билеты на новогодние спектакли) и так далее.

Говоря об обязательных документах, которые нужны для приема на работу, важно понимать, что:

  • помимо общих правил, такой перечень определяется особенностями конкретной должности;
  • среди обязательных есть документы, о наличии которых на момент приема на работу должен позаботиться будущий работник;
  • обязанности по оформлению некоторых необходимых, но отсутствующих на момент трудоустройства работника, документов, законодательно возложены на работодателя.

Оформление трудоустройства невозможно

Нельзя оформить работника на работу:

  • при отсутствии документа, удостоверяющего личность;
  • если нет диплома, подтверждающего специальность (профессию) и квалификацию, при условии, что в ином случае выполнение должностных обязанностей невозможно;
  • когда не оформлена медицинская книжка, а ее наличие, с учетом особенностей работы, обязательно;
  • при отсутствии документа воинского учета (для лиц призывного возраста).

Какие нужны документы на прием на работу: перечень бумаг

Но самым главным документом, являющимся основанием для оформления приема на работу и непосредственного допуска к исполнению должностных обязанностей, является трудовой договор.

Именно он придает человеку статус работника и делает возможной его трудовую деятельность в конкретной организации (на предприятии).

Оригиналы или копии

Обязанность предъявить документы вовсе не означает, что все их необходимо оставить в отделе кадров на время работы в организации. Большая часть вернется на руки владельцу, а у кадровиков останутся копии или выписки. Некоторые придется оставить в отделе кадрового учета на время работы, а иные – на совсем.

Что хранится у работодателя

Одним из самых главных документов работника является его трудовая книжка. Она отдается кадровику для хранения на весь срок работы в данной организации, и забрать ее можно только при увольнении.

Другими документами, оригиналы которых придется отдать, являются бухгалтерские справки с прежнего места работы, содержащие информацию об удержании подоходного налога и о размере заработка, который учитывается при оплате «больничного».

Такие справки обычно оставляются в отделе кадров для последующей их передачи в бухгалтерский отдел, либо напрямую отдаются бухгалтеру по заработной плате. Если информация, содержащаяся в них, учитывалась при начислениях в период работы в организации, то справки остаются на предприятии, и забрать их при увольнении нельзя.

Где хранятся

Все, что работник приносит кадровикам при трудоустройстве, хранится в личном деле (например, копии удостоверений и дипломов) или в специальных сейфах и шкафах (трудовая книжка).

Трудовые книжки относятся к документам строгой отчетности, которые должны храниться в сейфах и металлических шкафах. Это следует из пункта 42 Правил ведения и хранения трудовых книжек, а также п. 6.2 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденного Минфином СССР 29.07.1983 N 105).

Что касается использования подлинников и их копий, то они являются источниками персональных данных, которые нужны для осуществления кадрового и бухгалтерского учета в организации. Это происходит при:

  • оформлении приема на работу, переводов, отпусков и увольнения;
  • начислении и выплате заработной платы, отпускных и окончательного расчета при увольнении;
  • оформлении налоговой отчетности;
  • отчислении взносов в Пенсионный фонд, и в других случаях.

Трудовые книжки используются для:

  • внесения в них записей о приеме на работу, переводах с одной должности на другую, увольнении;
  • подсчета страхового стажа для начисления пособия по «больничному листу»;
  • подсчета других видов стажа (общего, льготного);
  • для записей о благодарностях, врученных премиях и ценных подарках в период работы на предприятии.

Примечательно, что записи о наложении взысканий в трудовую книжку не вносятся.

Опись

Если на предприятии ведутся личные дела сотрудников, то они содержат опись всех документов в папке, а значит и тех, что имелись на момент приема на работу.

Трудовые книжки в безусловном порядке регистрируются в Книге учета трудовых книжек и вкладышей в них, а передаваемые в бухгалтерию справки записываются в специальные журналы. То есть, шансы утери документов на предприятии ничтожно малы, и работнику нет необходимости составлять собственную опись документов.

Работнику стоит подстраховаться, когда имеются документы, дающие право на льготы по месту работы. Как правило, это свидетельства или удостоверения, которые необходимо принести в отдел кадров.

Ознакомившись с ними, кадровики снимают копию, а оригинал возвращают. В этом случае стоит попросить сделать еще одну копию, для себя, на которой кадровик расписался бы и указал дату.

Это важно, ведь обязанность предоставление льгот возникает у работодателя с момента ознакомления с документами.

Полезное видео

Посмотрите видео о том, какой список документов кадровики обязаны запросить у кандидата, а кандидат обязан представить при приеме на работу. Какие документы в списке, а какие требовать запрещено:

Источник: https://KadroWIKI.com/kadrovoe-deloproizvodstvo/priem-na-rabotu/dokumenty.html

Какие документы необходимы при приеме на работу? Порядок оформления нового сотрудника

Какие нужны документы на прием на работу: перечень бумаг

О том, какие основные документы нужны для приёма нового сотрудника на работу и что именно требуется предъявить соискателю в разных ситуациях, расскажем в этой статье.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер. 

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 938-46-18. Это быстро и бесплатно!

Показать содержание

Как происходит зачисление в штат нового работника?

Приём на работу производится по следующему алгоритму:

  1. Претендент передаёт пакет необходимых бумаг работодателю. Далее наниматель производит проверку предъявленных документов.
  2. Наниматель обязан выяснить есть ли проблемы со здоровьем у соискателя, которые могут ограничивать трудовую деятельность согласно статье 351.1 ТК РФ.
  3. Если с предыдущими пунктами вопросов не возникло, то гражданин заполняет заявление о приёме на работу. Ранее этот документ являлся обязательным и визировался у руководителя организации, однако на данный момент можно обойтись без него.
  4. Затем происходит заключение трудового договора.

    Важно! Трудовой договор является главным основанием для начала деловых отношений между нанимателем и работником, который включает в себя обязанности и права обеих сторон.

  5. Далее происходит регистрация договора в специальной книге учёта. В журнале фиксируется номер и подпись нового работника о получении договора на руки.
  6. После всего издаётся приказ о принятии нового работника.
  7. Ознакомление сотрудника с должностной инструкцией и обязанностями под личную подпись.
  8. Заполнение трудовой книжки (ТК)уполномоченным работником кадровой службы.
  9. После всех необходимых записей сотрудник кадров должен зарегистрировать трудовую книгу, вписав её данные в специальный журнал.
  10. Оформление личной карточки нового работника.
  11. Оформление табеля рабочего времени.
  12. Регистрация новых работников в ФСС, ПФР и иных необходимых организациях.

Какие бумаги должен предоставить сотрудник при трудоустройстве?

Далее рассмотрим, какие документы должны оформляться на сотрудника, нужен ли диплом, и обязателен ли ИНН, что еще входит в список обязательно предоставляемых бумаг. В статье 65 ТК РФ приведён перечень необходимых документов, который должен предоставить соискатель, к ним относятся:

  1. Паспорт гражданина РФ — это главный документ, который работник обязан представить при оформлении на работу — это паспорт гражданина РФ. Документ представляет собою книжку, состоящую из 19 страниц. На первой и второй странице располагается информация об органе, выдавшем документ, дате выдачи, код подразделения, ФИО владельца, пол, дата и место рождения. Предъявление этого документа необходимо в обязательном порядке. В паспорте могут быть следующие отметки:
    • штамп о бракосочетании; – сведения о детях с указанием полного ФИО;
    • штамп о регистрации и снятии с регистрационного учёта;
    • штамп о выданном заграничном паспорте;
    • сведения о ранее выданных паспортов РФ;
    • данные воинской обязанности (с 18 лет);
    • резус фактор;
    • группа крови;
    • ИНН.

    Внимание! Если паспорт просрочен, содержит посторонние надписи или имеет признаки подделки, документ признаётся недействительным.

  2. Трудовая книжка является обязательным документом. В книжку нового сотрудника не позднее пяти рабочих дней должна быть внесена соответствующая запись о приёме. В документ сотрудник кадров вписывает следующие сведения:
    • на титульном листе пишется фамилия, имя и отчество владельца полностью, а также квалификация;
    • данные о поступлении на работу в компанию (название компании, дата приёма, печать, подразделение или отдел, должность);
    • при увольнении работника данные также фиксируются в трудовую книжку (дата увольнения, номер приказа, статья ТК РФ, наименование компании);
    • сведения о наградах, поощрениях и т. д.
  3. Документы об образовании очень необходимы при трудоустройстве. На законодательном уровне их предоставление не является обязательным. Отметка о наличии образования делается на основании официальных документов. Это могут быть дипломы о среднем и высшем образовании, аттестаты и прочие удостоверения. Информация об образовании заносится уполномоченными сотрудниками в личное дело каждого работника.
  4. Предъявление СНИЛС является обязательным. Это карточка зелёного цвета, на которой отражена следующая информация:
    • ФИО обладателя;
    • дату и место рождения;
    • пол;
    • персональный код, состоящий из 11 цифр.

    Справка. СНИЛС необходим для начисления и выплаты страховых взносов в уполномоченные организации.

  5. Предоставление справки об отсутствии или наличии судимости требуют в некоторых случаях перед тем, как оформить работника. К числу обязательно предъявляемых документов, какие вправе требовать работодатель, она не относится. Однако если должность устанавливает ограничения, то наниматель имеет право спросить этот документ у соискателя.
  6. Военнообязанные кандидаты должны предоставить военный билет или иные документы воинского учета по достижению 18 лет. А что, если нет на руках военного билета? Наниматель вправе отказать в трудоустройстве лицам, которые отказывают в предоставлении документов, регламентированных в части 1 статьи 65 ТК РФ. Об этом чётко разъяснено в определении от 21.11.13 №33-5385/2013.

Дополнительный пакет

В некоторых случаях наниматель может затребовать дополнительные документы.

  1. Медицинская книжка. Предоставление медицинской книжки необходимо в том случае, если работник будет в сфере общепита, медицины, фармакологии, обслуживания общественных мест и т. д. Наиболее подробный перечень можно найти в ФЗ№52 от 30.04.94 года.

    Медкнижка является документом, подтверждающим отсутствие заболеваний у её владельца, которые могут препятствовать деятельности в вышеуказанных сферах. Книжка изготавливается в целях отсутствия угрозы передачи инфекционных заболеваний окружающим и заражения продуктов питания лицом, которое напрямую с ними контактирует.

  2. Справка о регистрации. Статья 64 ТК РФ строго регламентирует о том, что работодатель не может отказать в приёме на работу при отсутствии прописки.

    Однако, если гражданин приехал работать в другой город и проживает там долгое время без прописки, то его могут оштрафовать сотрудники правоохранительных органов.

    Внимание! Проживать в другом регионе без регистрации можно не более трёх месяцев.

  3. Индивидуальный налоговый номер. ИНН является обязательным для предъявления в том случае, если человек трудоустраивается на государственную службу.

    Такая категория сотрудников обязана предоставлять ИНН специалистам кадровой службы согласно ФЗ№ 79. Все остальные работники могут предъявить ИНН по собственному желанию.

  4. Характеристика. В характеристике с предыдущего места работы фиксируют описание личности и профессиональных навыках работника. К ним относятся достижения, награды и премии.

    Предъявлять такой документ при трудоустройстве не обязательно. Однако если у соискателя есть на руках положительная характеристика, то можно её преподнести нанимателю, получив за это особое преимущество в будущем.

  5. Справка о доходах. О предоставлении справки о доходах с предыдущего места работы должен заранее позаботиться каждый сотрудник. Эти документы необходимы для начисления больничных листов, отпусков и т. д.

    Поскольку справки не являются обязательными документами при трудоустройстве, требовать их никто с соискателя не будет. Однако в интересах каждого трудящегося получать корректно начисленные компенсации. Справка состоит из следующих реквизитов:

    • фамилия, имя и отчество работника;
    • данные документа, удостоверяющего личность;
    • суммы дохода, разбитые по месяцам за определённый период;
    • название компании.
  6. Анкета. Анкета не входит в перечень обязательных документов, требуемых при приёме. Однако её принято заполнять по просьбе нанимателя.

    Важно! Грамотно заполненная анкета является дополнительным преимуществом к данным, которые в ней зафиксированы.

    Обычно стандартные анкеты содержат следующие данные:

    • ФИО и данные паспорта;
    • данные об образовании и опыте работы;
    • отношение к воинской службе;
    • возраст, пол и семейное положение.

    Стоит сказать, что анкета разрабатывается на каждом предприятии в произвольной форме. Составлением анкеты занимаются уполномоченные работники на своё усмотрение.

  7. Дополнительные действия кандидата. Редко, но всё-таки встречаются ситуации, когда при трудоустройстве специалисты кадровой службы просят будущего сотрудника выполнить некоторый алгоритм действий.

    Смысл заключается в том, что работник должен пройти несколько отделов и подразделений, чтобы совершить какие-либо действия (например, получить пропуск и т. д.). При этом каждое такое действие фиксируется в обходном листе. После этого, лист возвращается в кадры со всеми необходимыми отметками.

  • Скачать бланк обходного листа
  • Скачать образец обходного листа

Ниже на фото Вы увидите образец характеристики с предыдущего места работы

Также на некоторых предприятиях для приема на работу будущий сотрудник должен заполнить автобиографию, а о том, как это сделать, мы писали здесь.

Что необходимо для оформления льгот?

  1. Справка о составе семьи, которая содержит сведения о детях, находящихся на иждивении. Этот документ можно получить в паспортном столе. Справку предоставлять не обязательно. Однако в интересах самого работника получить льготы и полагающиеся вычеты в соответствии с налоговым законодательством РФ.
  2. Документ о возрасте детей, который поясняет, какое количество иждивенцев у работника. Что также влияет на различные компенсации, выплаты и т. д.
  3. Справка о беременности женщины. Она даёт право:
    • перевестись на лёгкий труд;
    • не может быть уволена (статья 64 ТК РФ);
    • получить декретный оплачиваемый отпуск с сохранением рабочего места.
  4. К оформляемой документации, которая предполагает дополнительные гарантии, относится:
    • справка о присвоенной группы инвалидности (заключение из медицинского учреждения);
    • удостоверение беженца;
    • документы, свидетельствующие о том, что сотрудник является одиноким родителем;
    • документ, подтверждающий наличие у работника ребёнка-инвалида, находящегося на иждивении;
    • документ, подтверждающий статус молодого специалиста.

Какую документацию обязан оформить наниматель?

Теперь о том, как правильно оформить нового сотрудника.

  1. Одним из обязательных главных документов является трудовой договор, который подписывается и составляется в двух экземплярах. Один остаётся в отделе кадров, а второй передаётся сотруднику на руки. Содержание договора должно соответствовать действующему законодательству, а именно статье 57 ТК РФ.

    Внимание! Трудовой договор чётко разъясняет права и обязанности сторон, а также имеет юридическую силу.

  2. Помимо трудового договора на сотрудника оформляется обязательная документация. После подписания трудового договора, составляется и издаётся приказ. Трудовой договор является основанием для издания приказа о приеме на работу. Существуют две основные формы приказов Т-1 и Т-1а. Первый издают при приёме одного трудящегося, а вторая форма распространена на группу трудоустраиваемых лиц. В некоторых случаях также приходится оформлять выписку из приказа, о которой рассказано в этой статье.
  3. Наниматели обязаны предоставлять сведения в военный комиссариат, согласно Постановлению Правительства №719. Это информация о сотрудниках, находящихся на воинском учёте. Документ составляется в двух экземплярах. Один направляется в военкомат, а второй остаётся в отделе кадров.

Есть ситуации, когда работодатель должен оформить и еще один документ — гарантийное письмо о приеме на работу. Подробнее об этом документе рассказывается тут.

Подводя итоги можно отметить, что обязательных документов для устройства на работу не много. Все правила оформления сотрудников отражены в трудовом законодательстве, на него же должны опираться и кадровики при документировании этого процесса. Иные документы могут предъявляться на усмотрение работника.

Полезное видео

Посмотрите видео о порядке приема на работу нового сотрудника:

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас: 

+7 (499) 938-46-18 (Москва)

Это быстро и бесплатно!

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Источник: https://urexpert.online/trudovoe-pravo/priem-na-rabotu/dokumentatsiya

Какие документы требуется предоставить при устройстве на работу?

Какие нужны документы на прием на работу: перечень бумаг

Наверное, каждый, кто хотя бы раз в жизни устраивался на работу, сталкивался не только с волнительными собеседованиями и ожиданиями их результатов, но и с большим количеством организационных моментов, таких как оформление договора, подготовка документов и необходимость в соблюдении сроков. К сожалению, это далеко не все формальности, которые нужно соблюсти, прежде чем приступить к своим непосредственным обязанностям. Конечно, в первую очередь, важно правильно зарекомендовать себя на первой встрече с работодателем, но этого не всегда бывает достаточно.

Такая скрупулезность при оформлении приема на работу сотрудника объясняется тем, что от общего списка бумаг, которые он принесет перед оформлением трудового договора, зависит оформление зарплаты и различных пособий, а также применение налоговых вычетов. О том, какие именно документы на устройство на работу понадобятся лично вам, расскажет наша статья.

Полный список

Обязательный перечень свидетельств для соискателя закреплен на законодательном уровне, а именно статьей 65 Трудового Кодекса РФ «Документы, предъявляемые при заключении трудового договора». Согласно этому закону работодатель обязан потребовать от будущего сотрудника:

  • Паспорт гражданина РФ;
  • Страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования (СНИЛС);
  • Аттестат или диплом об образовании;
  • Трудовую книжку;
  • Военный билет;
  • Справку о наличии (отсутствии) судимости.

Например, если претендент на вакантную должность оформляется на работу впервые или устраивается по совместительству, то по закону он не должен предоставлять СНИЛС и трудовую книжку.

В этом случае обязанности по их оформлению лежат на работодателе.

Аналогичная ситуация и при заключении договора гражданско-правового характера: трудовая книжка при трудоустройстве не понадобится, так как она наверняка находится по основному месту работы.

Какие документы потребуются отдельным категориям граждан

После того, как новоявленный работник представит все обязательные бумаги, сотрудник кадрового отдела снимет должен снять с них копии и сразу же вернуть оригиналы владельцу. Тем не менее, в связи со спецификой работы у него могут попросить и дополнительные документы, не входящие в ТК РФ.

В отдельных случаях работодатель может попросить:

  • Медицинскую книжку от работников в сфере торговли, продуктооборота или образования;
  • Водительское удостоверение соответствующей категории;
  • ИНН;
  • Характеристику с предыдущего места работы;
  • Справка о заработке с прежнего с прежнего места работы;
  • Расширенную выписку из домовой книги для претендентов на определенные виды компенсаций.

Перечень для несовершеннолетних

Процесс трудоустройства несовершеннолетних граждан имеет свои особенности, которые касаются и оформления документов. Этот перечень несколько шире, чем для остальных работников. Так, при заключении трудового договора с несовершеннолетним ребенком работодатель должен запросить:

  • Паспорт или свидетельство о рождении;
  • Трудовую книжку (при наличии);
  • Согласие одного из родителей или иного законного представителя;
  • Разрешение органов опеки и попечительства (если ребенок младше 16 лет);
  • Аттестат или документы об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний;
  • Страховое свидетельство;
  • Мед справку о состоянии здоровья;
  • Справку с места учебы.

Имея в виду, что несовершеннолетний относится к льготной категории наемных рабочих, трудовой договор с ним составляется в соответствии с нормами трудового законодательства. Согласно ТК РФ, ребенок не может трудоустроиться без согласия со стороны родителей или попечителей. По этой причине они должны присутствовать при составлении трудового договора и оформлении документов.

В соответствии с этими нормами руководителю организации может грозить крупный штраф. Помимо договора заполняется и трудовая книжка, приобретаемая за счет нанимателя.

Для иностранных граждан

То есть, иностранцы могут работать на территории РФ как временно пребывающие, временно или постоянно проживающие, беженцы или граждане ЕАЭС. Но все всех этих случаях список документов будет отличаться о тех, которые предусмотрены для россиян.

При приеме на работу иностранцев необходимо собрать следующую документацию:

  • Паспорт или иной документ для подтверждения личности;
  • СНИЛС;
  • Миграционную карту или визу;
  • Патент или разрешение на работу;
  • Отрывную часть «Уведомления о прибытии иностранца»;
  • Трудовую книжку;
  • Полис добровольного медицинского страхования;
  • Свидетельство, диплом и другие документы об образовании.

Нужно также помнить, что в большинстве случаев гости нашей страны имеют право работать только в том субъекте, в котором они получили разрешение и только по указанной в нем специальности.

Все документы, предоставляемые работодателю, должны быть переведены на русский язык, а перевод – заверен у нотариуса.

Особенно важно внимательно их проверить, поскольку просроченные бумаги могут грозить работодателю штрафом на сумму до 1 000 000 рублей либо прекращением предпринимательской деятельности на срок от 14 до 90 суток.

Источник: https://trudinsp.ru/dokumenty-pri-ustrojstve-na-rabotu.html

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector